REISSWOLF staff is very competent, always friendly and accurate.

Erika Janott,
KSV-Financial Accounting

Dijital Arşiv Yönetimi

Kurumlar, bilgi ve belgelerini yönetebildiği ve ihtiyacı olan bilgiye en hızlı şekilde ulaşabildiği ölçüde verimliliği ve güvenilirliği yakalayabilmektedir. Dolayısıyla günümüzdeki müşteri odaklı yaklaşım ve rekabet ortamının getirdiği değişken koşullara uyum sağlamak, şirketler için hayati önem taşımaktadır. Bu nedenle hızlı ulaşılması gereken belgeler ve kaybında sıkıntı yaratacak dokümanlar, elektronik ortama aktarılarak yönetilmelidir. Bilgiye hızlı ulaşım ile kurumlar, güvenilirliğini sağladıkları gibi oluşacak maliyetlerini de minimum düzeyde tutmaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi

Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, bir çok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs... gibi bir çok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.

Doküman Yönetim Sistemi Neden Gereklidir?

Kurumların, iş verimliliğini arttırabilmek için doğru bilgiye zamanında ulaşması gerekmektedir. Bu nedenle kurumlar DYS yatırımı yaparak istediği verilere en hızlı şekilde ulaşabilmektedirler. Dokümanlar DYS sistemlerinde aşağıdaki işlemler ile kullanılırlar;

Kaydetme,

Dışarıdan gelen bir doküman eğer kağıt ise taranarak, elektronik ise dönüştürelerek ya da elektronik ortamdakiler doğrudan sisteme alınarak kaydedilir. Doküman yeni bir evrak olarak sistemin içinde bulunan editör ile de yaratılabilir. Yaratılan ya da gelen evrak için indeks bilgileri girilerek sisteme kaydedilir.

Değiştirme,

Yeni gelen veya dolaşımda olan dokümanlar üzerinde farklı onay veya yorum mekanizmaları olacak ise versiyon takibi ve değişiklikler için DYS platformuna ihtiyaç vardır.

Arama ve Bulma,

Doküman yönetim sisteminin en büyük tasarrufu, bilginin aranması ve bulunması sürecinde yarattığı faydadır. Binlerce bilginin bulunduğu DYS sisteminde arama kriterlerine göre istenilen belgeye kısa sürede ulaşılmaktadır.

Görüntüleme,

Dolaşımdaki veya arşivdeki dokümanlara, belirli güvenlik ve yetki kriterlerine göre ulaşılması gerekmektedir. DYS sistemi, dokümanları format ayrımı yapmadan sistem içerisinde görüntüleyebilmesi, sistemin kullanılırlığını üst düzeye çıkarmaktadır.

Kopyalama,

DYS kullanmayan bir kurum, evraklarını fotokopi ile çoğaltarak kopyalar. Bu durum gereksiz evrak yoğunluğunu arttırmaktadır. Kopyalama, DYS sisteminin kolaylıkla yapabildiği bir konudur. DYS de kopyalama işi bir bağlantı kurmadan ibaret olup, gereksiz evrak çoğalımına izin vermez, dolayısı ile arşivin büyümesinin önüne geçilir.

Yazdırma,

Kağıt olarak sistemin dışında bir yere gönderilmek istenen ya da başka bir amaçla fiziksel olarak ihtiyaç duyulan dokümanlar, sisteme bağlı olan yazıcılar aracılığıyla yazdırılır. Böylelikle belgenin fiziksel haline erişip fotokopi çekilmesine gerek kalmaz.

Karşılaştırma,

Bir dokümanda yapılan değişiklikleri izlemek, eğer doküman pek çok sayfadan oluşuyorsa fazlasıyla zor hale gelebilir. Bunun için DYS otomatik bir karşılaştırma seçeneği sunar. Otomatik karşılaştırma ile farklı versiyonlar arasındaki değişiklikler ve bu değişikliklerin kimler tarafından yapıldığı kolaylıkla izlenebilir.

Faks,

Bir kurum, gelen ve giden evrak trafiğinde faks yönetim sistemi kullanılıyorsa, bu sistem doküman yönetiminin de önemli bir parçası haline gelir. Başarılı bir DYS, evrakların otomatik arşivlenmesi ve istendiğinde otomatik fakslanmasını sağlar. Eğer sistemde bir OCR ya da ICR aracı varsa, gelen faksın içeriğine göre de arşivleme yapılabilir.

Elektronik Posta,

Elektronik posta ve bunlarla birlikte taşınan dokümanlar, gelen giden evrakın önemli bir kısmını oluşturur. Elektronik postalar da içeriği indekslenerek, geldiği yere, gönderen adrese vb. bilgilere göre otomatik olarak arşivlenebilir. Bir kez sisteme giren posta da doküman yönetim sisteminin bir parçası olur.

İş Akışı Başlatma,

Sisteme herhangi bir yoldan giren bir doküman bir iş akışı başlatabilir. Bu iş akışı bir teklif oluşturma, bir şikayet dilekçesi yanıtlama, bir satın alma sürecine ilişkin şartname oluşturma gibi herhangi bir iş olabilir. Bu şekilde evrakın dolaşımı, işin gelişimi ve sonuçları doküman yönetim sisteminin kontrolünde olur.

İlişkilendirme,

DYS tarafından kullanılan bir doküman tek başına yeterli olmayabilir. Örnek olarak; bir sipariş dokümanına satın alınan malın faturası eklenebilir. Bu şekilde dolaşımdayken birlikte bulunması gereken dokümanlar birleştirilir. Birleştirilen dokümanlar tek bir evrakmış gibi kullanılır. Dokümanın yaşam döngüsü bittiğinde ise istendiği takdirde ayrılabilir ya da arşive birlikte kaldırılabilir.

Dönüştürme,

Büyük bir arşivde tüm dokümanlar aynı tip ve biçimde bulunmaz. Dokümanların bir biçimden diğer bir biçime dönüştürülmesi gerektiğinde, DYS bu dönüşüm işlemini sisteme yüklü araçları kullanarak yapar.

Güvenlik,

Bir arşivde standart yazışmalar ve herkese açık evrakların yanında yüksek güvenlik gerektiren ve çok gizli olarak sınıflandırılan evraklar da bulunabilir. DYS arşiv ile kullanıcı arasındaki güvenlik katmanı görevini de üstlenir. Bir doküman, sisteme alınırken ister otomatik arşivlensin isterse bir kullanıcı tarafından girilsin, kullanım yetkileri verilmelidir. Bu şekilde kimlerin görüntüleyebileceği, kimlerin değiştirebileceği ve dokümana yapılacak diğer işlemler yetkilendirilir.

Sıkıştırma,

Elektronik bir arşiv oluşturmanın faydaları, kağıt belgelerin kapladığı depolar dolusu alan ihtiyacını azaltır. Klasörlerin yerini dizinler, dolaplarınl yerini diskler, rafların yerini teyp sürücüler alsa da elektronik dokümanlar da belirli bir yer kaplar. İşte bu nedenle iyi bir DYS arşivdeki dosyaları saklar ve dokümanları iletirken sıkıştırma uygular. Bu şekilde dokümanlar ve ilgili bilgiler normal boyutlarından daha az yer kaplarlar. Bu hem yerden tasarruf, hem de iletişimin daha çabuk ve ucuz olmasını sağlar.

Not Alma,

Çoğu zaman okuduğumuz bir kitabın ya da bir belgenin yanına not düşeriz. Bunlar kendimiz için olduğu gibi o belgeleri okuyacak diğerleri için de birer açıklayıcı olarak son derece faydalıdır. DYS’de de bu ihtiyacı karşılamak amacıyla “annotation” adı verilen bir not alma yöntemi kullanılır. Bir elektronik DYS’de alınan notlar farklı katmanlarda ele alınır. Bu şekilde not alma işlemi, bir dokümandaki belirli paragrafların üzerini kapatıp, bu not katmanındaki kullanım yetkilerini ayarlayarak güvenlik amacıyla da kullanılabilir.

Uzaktan Erişim,

Internet’e bağlantılı bir elektronik DYS kullanıyor olmanın, klasik bir arşiv kullanmaya kıyasla pek çok avantajı vardır. Uzaktan erişim bunların başında gelir. Uzaktan erişim özeliklerini kullanarak, akşam evinizdeki bilgisayarınızla ofisinizdeki sisteme güvenli bir giriş yaparak, siz yokken gelmiş bir belgeyi inceleyebilir, üzerinde değişiklikler yapıp, ilgili kişilere gönderebilir ve hatta ofisteki bir yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.