Living. Data.

Fiziki Arşiv Yönetimi

REISSWOLF Türkiye; kurum ve kuruluşlar için ticari, yönetsel ve hukuki açıdan önem taşıyan dokümanları, güvenli fiziki ortamda ve 7/24 güvenlik altında arşivler ve sizin talepleriniz doğrultusunda yönetir. 

Fiziksel Arşiv Yönetimi Firması

İşletmelerin bünyesinde bulunan ve cari kullanımı olan dokümanların saklanması mecburidir. Diğer yandan sıklıkla kullanımına ihtiyaç duyulan ve pratik bir şekilde ulaşılması gereken bazı şirket dokümanları da bulunmaktadır. Arşiv Hizmeti; bütün kullanım alanlarında olan ve her çeşit belge, rapor, sözleşme vb. dokümanların güvende tutulması için kullanılmaktadırlar. Üstelik çeşitli yasal zorunluluklar ile bazı resmî belgelerin saklanması, saklama süresi belirlenmiş halde mecburi kılınmaktadır. Bu aşamada şirketler için büyük önem taşıyan arşivlerde fiziksel arşiv yönetimi uygulanarak şirkete ait bilgilerin ve bütün dokümantasyonların belirli bir düzende ve güvende tutulması amaçlanmaktadır.

Fiziksel Arşiv Yönetimi Nedir?

Fiziksel arşivleme, dijitale yüklenmiş ya da yüklenmemiş bütün evrak, belge ve her çeşit dokümanın arşivleme sistemleri kullanılarak pratik bir şekilde bulunabilmesini ve düzenli, ayrıştırılmış halde depolanabilmelerini sağlamak amacıyla sistematik bir düzenlemeye tabi tutulmasıdır. Fiziksel arşiv yönetimi de bu fiziksel arşivleme işinde kullanılan metotlardan oluşan bir hizmettir. REISSWOLF tesisleri içerisindeki arşiv bölümünde belgelerin saklanma şekli, rafların düzeni, erişimlerde kolaylık sağlanması, etkin bir arşiv yönetimi için gerekli olan başlıca parametrelerdir.

Fiziksel arşiv yönetimi metot olarak; birimler bazında başlangıcı kabul edilmiş bir arşiv döngüsünü ödünç alınma, iadeler, tasfiye işlemleri vb. durumlar ele alınarak bütün olarak değerlendirmektedir. Hangi belgenin o an hangi personelde olduğu gibi ufak sorulara dahi cevaplar fiziksel arşiv yönetiminde verilen hizmetler doğrultusunda kolaylıkla tespit edilebilen konular olmaktadır. İhtiyaç duyulan belgelerin pratik bir şekilde bulunabilmesi, evrakların ve belgelerin kaybolmaması fiziksel arşiv yönetimi ile sağlanabilmektedir.

Fiziksel arşiv yönetimi ile; raf adresleme işlemleri, birimlerden arşive doküman gönderimi, ödünç alma ve iade işlemleri ile bunların detaylı kayıtları, tasfiyeler, saklanması zorunlu olan belgelerin saklanma sürelerinin belirlenmesi ve takip edilebilmesi, çoklu arşiv tanımları ve ERP entegrasyonu sağlanmaktadır.

Fiziksel Arşiv Yönetimi Ne işi yarar? Neden hizmet alınmalı

Fiziksel arşiv yönetimi yüksek güvenlik sistemleri ile tasarlanmaktadırlar. 24 saat kapalı devre kayıt, yetkilendirilmiş kart sistemi ile giriş çıkış izni, yetkili personel seçimi gibi hizmetlerin sonucunda belgelerin istenmeyen kişi ya da kuruluşlara iletilmesi, kaybolması, yıpranması, gizlilik ihlali, aranılan belgelerin bulunma sürecinde vakit kaybı gibi arşiv odasında görülen olumsuzluklar ortadan kaldırılmaktadır.

Belgelere hızla ulaşımı sağlayan fiziksel arşiv yönetimi hizmetleri; belgelere ihtiyaç duyulduğu anda hızla ulaşılabilir olmalarını sağlamaktadır. Barkod ile takip sistemi tercih edilebilmekte ve bu sayede her bir belge için denetim izinleri oluşturulabilmektedir. Ayrıca belgelerin elektronik ortamda ulaşımını sağlayan sistem ağı ile yine büyük çaplı güvenlik tedbirleri eşliğinde tesisimizde arşivlenen belgelerin orijinal halleri bulut arşivlerde ulaşıma açık olabilmektedir. Bulut sistemine ulaşım yine yetkili personel tanımlanması yapılarak oluşturulmaktadır.

Mevcutta olan arşivin bu hizmetle saklanması durumunda; işletme maliyetlerinde azalmalar da görülmektedir. Arşiv ve takibi için ayrılan zaman, maliyet ve kayıplar konusunda iyileştirmelere neden olmasından dolayı efektif kullanıma olanak sağlanmaktadır. Ayrıca arşiv için tasarlanmış uygun ve güvenilir raf sistemleri; doğal afetlerden, haşere vb. canlılardan, yangın gibi acil durum olaylarından korunmak için uygun tasarımlarda üretilmiş yapılardır. Arşivlerde bulunan hassas ve önemli bilgilerin, uluslararası standartları sağlayacak koşullarda ve güvenle muhafazası fiziksel arşiv yönetimi ile sağlanmaktadır.

Bina ve süreçlerdeki kalite ve standartlar (bina/arşiv özellikleri vs.)

Kalite ve standart kavramları; ürün/hizmet/uygulama/iş kolu ya da süreç/yönetim gibi kavramlarda güvenlik ve kalite gereksinimlerinin ve hatta şartlarının belirlenmesi, bu belirlenen gereksinim ve şartların bütün yönetim süreçlerini açıkça belirterek anlaşılmasını sağlamak, üreticilerin denetlenmesini, arşiv alanının denetime tabi tutulmasını, müşterinin bu unsurlar doğrultusunda alınan hizmet ya da üründen eşit düzeyde ve sürekli bir şekilde yararlanmasını sağlamak amaçlarıyla oluşturulmuş belgelerdir.

Fiziksel arşiv hizmetleri; alınacak olan hizmet ya da üründe içerik ve fiziki yönden değerlendirme yapılırken başvurulan bir araç olan kalite ve standartlar doğrultusunda bunlara tabi olan bir hizmettir. Dolayısıyla fiziksel arşivleme yapılan binaların yeterlilikleri, rasyonel özelliklerine göre değerlendirilmektedir. Arşiv ve arşivleme işleri; kendilerini oluşturan bileşenlerin mevzuatlara uygun bir şekilde standartlaştırılmasını gerektirmektedir. Fiziksel arşiv yönetimi uygulanırken kullanılan bina ve arşivleme alanı özellikleri; kendilerine verilen arşiv materyallerinin tasnifi ve bunların güvenli kullanımından sorumlu olan çalışanları kapsayan bir standartlar prosedürüne uygun olmalıdır.

Fiziksel arşivleme alanında verilen hizmetler doğrultusunda:

  •  Fiziksel arşivin düzenlenmesi ve saklanması
  •         Fiziksel arşiv taşınma işlemleri
  •            Arşivlerde temizlik işleri
  •            Fiziksel arşivlerin korunması ve güvenliği

·      Fiziksel Arşiv Yönetimi Süreçleri Hakkında

Fiziksel arşivleme yönetiminde kullanılan sistem; ERP, MRP, CRM gibi sistemler ile entegrasyon konusunda uyumludur. Arşiv içerisine ek doküman gönderme ve arşivde bulunan bir dokümanı alma işlemleri pratik olduğu kadar üst düzeyde sağlanan güvenlik tedbirleri eşliğinde sağlanmaktadır. Emanet verilen dokümanların takibi kolayca yapılabilmektedir. Arşive erişebilecek kişilere yetkilendirmeler ile kişiler bazında da güvenlik sağlanmaktadır.

Fiziksel arşiv yönetim süreçlerinde arşiv rafları bazında adreslemeler yapılması mümkündür. Dokümanlar üzerinden arama yapılabilmektedir. Tüm arşivlerin kaydı ile başlanılan süreçte eğer talep edilirse tutanak formları da alınabilmektedir.

Medya ve Yedekleme Ünitesi Saklama

Kurumlar için büyük önem taşıyan medyaların, yedekleme ünitelerinin her türlü riske karşı kurum dışında muhafaza edilmesi iş sürekliliği prosedürleri içinde sıkça yer almaktadır.

REISSWOLF Türkiye, müşterilerine ait medyaları;

  • Düzenli olarak ısı ve nem kontrolünün yapıldığı
  • Fm200 gazlı söndürme sistemi ile korunan
  • Yangın İhbar Sisteminin olduğu
  • Özel güvenlik sistemi ile korunan, kamera ve access kontrolünün sağlandığı ideal saklama koşullarına uygun olarak tasarlanmış, size özel bölümlerde muhafaza etmektedir.

Medya teslim ve değişim işlemleri, REISSWOLF ekibi tarafından özel saklama çantaları ile ve güvenlik altında gerçekleştirilmektedir.

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu

(34 cm x 43 cm x 30 cm)

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu, yer tasarrufu sağlamanın yanı sıra fiziki arşiv depolama işlevi için ideal çözümdür.

5 Kalın Klasör, 7 İnce Klasör hacmindeki Standart Kutular, 13 kg ağırlığı taşıyabilme kapasitesine sahiptir.

Fiziksel Arşiv Yönetiminin Avantajları

  • Ofis alanlarından yer tasarrufu.
  • Genel bir alan kirası yerine sadece kullanılan hacim kadar saklama maliyeti oluşması, başka bir deyişle boş alanların maliyet unsuru olmaktan çıkması.
  • İş yükünün hafiflemesiyle şirketlerin temel işlerine odaklanması sayesinde kaynak ve zaman tasarrufu sağlanması.
  • Arşivlerin REISSWOLF Güvenlik Standartları ve yasal mevzuata uygun ortamda saklanması.
  • Saklama süresi dolmuş arşivlerin imha takibinin yapılması, gereksiz saklamanın önüne geçilmesi.
  • Arşive kaldırılmış olan evrakların; ısı, ışık, nem, haşere, yangın risklerine karşı, EN 15512 Yönetmeliği ile uyumlu olan özel raflarda saklanması.
  • Tüm arşivlerin kayıt altında ve yetki bazlı ulaşılabilir olması.
  • Kişi bazlı arşiv yönetiminden kurumsal arşiv yönetimine geçilmesi.
  • Geri alım, iade, raporlama vb. işlemleri için REISSWOLF sistemi (RWAM) ile arşiv envanterine hızlı erişim ve pratik yönetim.
  • 3. Şahıs ve Mali Mesuliyet Sigortası, Mesleki Sorumluluk Sigortası ve Ticari Paket Sigortaları.

Fiziksel arşiv yönetimi ile yıpranmış klasör, şeffaf dosya kalabalığı, zımba telleri ve ataşlar gibi envanterlerle vakit kaybına ve mali harcamalara gerek kalmamaktadır. İncelemeler için alınmış olan dokümanlara tanımlanan akıllı kodlar sayesinde adresleme işlevi ile iadelerde dosyaların yanlış yerlere konulma ihtimalinin önüne geçilir ve kalıcı düzen sağlanır. Hem işçilik hem ortam maliyeti hem de ek masraflar konusunda yapılacak harcamaların önüne geçerek şirket bütçesine katkıda bulunulmuş olur. 

Fiziki Arşiv Yönetimi hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki bağlantılardan bize ulaşabilirsiniz.

+90 262 728 13 35 +90 538 045 87 93 İletişim Formu

  • Ofis alanlarından yer tasarrufu.
  • Genel bir alan kirası yerine sadece kullanılan hacim kadar saklama maliyeti oluşması, başka bir deyişle boş alanların maliyet unsuru olmaktan çıkması.
  • İş yükünün hafiflemesiyle şirketlerin temel işlerine odaklanması sayesinde kaynak ve zaman tasarrufu sağlanması.
  • Arşivlerin REISSWOLF Güvenlik Standartları ve yasal mevzuata uygun ortamda saklanması.
  • Saklama süresi dolmuş arşivlerin imha takibinin yapılması, gereksiz saklamanın önüne geçilmesi.
  • Arşive kaldırılmış olan evrakların; ısı, ışık, nem, haşere, yangın risklerine karşı, EN 15512 Yönetmeliği ile uyumlu olan özel raflarda saklanması.
  • Tüm arşivlerin kayıt altında ve yetki bazlı ulaşılabilir olması.
  • Kişi bazlı arşiv yönetiminden kurumsal arşiv yönetimine geçilmesi.
  • Geri alım, iade, raporlama vb. işlemleri için REISSWOLF sistemi (RWAM) ile  arşiv envanterine hızlı erişim ve pratik yönetim.
  • 3. Şahıs ve Mali Mesuliyet Sigortası, Mesleki Sorumluluk Sigortası ve Ticari Paket Sigortaları.

Arşiv Maliyetinizi Biliyor Musunuz?

Medya ve Yedekleme Ünitesi Saklama

Kurumlar için büyük önem taşıyan medyaların, yedekleme ünitelerinin her türlü riske karşı kurum dışında muhafaza edilmesi iş sürekliliği prosedürleri içinde sıkça yer almaktadır.

REISSWOLF Türkiye, müşterilerine ait medyaları;

  • Düzenli olarak ısı ve nem kontrolünün yapıldığı
  • Fm200 gazlı söndürme sistemi ile korunan
  • Yangın İhbar Sisteminin olduğu
  • Özel güvenlik sistemi ile korunan, kamera ve access kontrolünün sağlandığı

ideal saklama koşullarına uygun olarak tasarlanmış, size özel bölümlerde muhafaza etmektedir.

Medya teslim ve değişim işlemleri, REISSWOLF ekibi tarafından özel saklama çantaları ile ve güvenlik altında gerçekleştirilmektedir.

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu

( 34 cm x 43 cm x 30 cm )

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu, yer tasarrufu sağlamanın yanı sıra fiziki arşiv depolama işlevi için ideal çözümdür.

  • 5 Kalın Klasör
  • 7 İnce Klasör

hacmindeki Standart Kutular, 13 kg ağırlığı taşıyabilme kapasitesine sahiptir.

Sıkça Sorulan Sorular

Arşiv firması ile çalışmak neden gereklidir?

Kurumlar, bünyelerinde sakladıkları arşivlerin yönetimi konusunda çeşitli donanım ve yazılımlara sahip olmalılardır. Bunları kullanacak insan kaynağının da sağlanması gerektiği için arşivlerini kendi tutan firmalar için ciddi bir maliyet oluşmaktadır. Arşiv firmaları, kurumların arşiv süreçlerini profesyonelce ele alarak arşiv yönetiminde tasarruf, gizlilik ve yasal uyumluluk sağlar. 

Sunduğunuz hizmetler yasalar ile uyumlu mudur?

REISSWOLF hizmetleri, ilgili yasalara, YYS arşiv düzenine ve 6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU’na %100 uyumludur. 

Tüm süreçler, ‘’Mesleki Mesuliyet Sigortası’’ ile güvence altına alınmaktadır.

Saklama süresi dolan evrakların imha işlemlerini gerçekleştiriyor musunuz?

Ana iş kollarımızdan biri olan "Güvenli İmha Hizmeti" ile imha işlemlerini kendi bünyemizde gerçekleştirmekteyiz. Bu sayede, evraklarınız tüm hayat döngülerini tesisimizden çıkartılmadan güvenli bir şekilde tamamlamaktadır. İmha işlemleri, farklı materyaller için (kağıt, usb, harddisk vb.) belirlenmiş uluslararası standartlarda gerçekleşmektedir.

Tesisinizde arşivlenen belgelerin güvenliğini nasıl sağlıyorsunuz?

REISSWOLF'a teslim ettiğiniz arşiv ve diğer verilerinizin maksimum güvenliğini sağlamak adına firmamız, uluslararası yüksek güvenlik standartları esas alarak altyapı yatırımını gerçekleştirmiştir. Tüm kutu / klasör / dosyalarınız barkodlu sistemlerle takip edilmektedir. Böylelikle insan kaynaklı hataların önüne geçilmekte, bize teslim ettiğiniz şekliyle sistemimize veri girişleri yapılan ve tesisimizde muhafaza edilen belgelerinizle ilgili herhangi bir kayıp yaşanması engellenmektedir.

Talep ettiğim kutu (klasör, belge) ne kadar zamanda elimde olur?

Fiziki normal teslimat istendiğinde dokümanlarınız 24 saat içinde elinizde olur. Sevkiyat özel REISSWOLF araçlarıyla gerçekleştirilir. Eğer kutunun içinden bir ya da birkaç belgeye ihtiyacınız varsa ve istek üzerine tarama talebinde bulunduysanız belgeleriniz derhal taranıp size iletilir.

Firmanıza teslim ettiğim fiziki arşiv içerisinden istediğim belgeye nasıl ulaşabilirim?

Size özel oluşturulan kullanıcı adı ve şifreniz ile Fiziki Arşiv Yönetim Sistemi'ne (RWAM) girerek yetkiniz ölçüsünde fiziki arşivlerinizi takip edebilirsiniz. İhtiyacınız olan kutu, klasör veya dosyayı sistemde arama yaparak bulabilir, talebinizi gerçekleştirebilirsiniz. Talep ettiğiniz evrakın orijinalini özel araçlarımızla fiziki olarak size ulaştırabiliriz. Eğer görüntü sizin için yeterliyse o zaman evrakınız istek üzerine tarama yöntemiyle dijitalleştirilir ve yine sistem üzerinden size iletilir.