Living. Data.

Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası

Kişisel veri saklama ve imha politikası çağın ilerlemesiyle ortaya çıkan ve belirli amaçlara uygun saklanan bir dizi özel ve/veya tüzel bilginin kanunen yasa gereği vakti geldiğinde imha edilmesi işlemini düzenleyen bir durumdur.

Bahsetmiş olduğumuz bu durum nedeniyle gerekli politikalar düzenlenmiştir. Ayrıca imha işlemi ve süreci yine kanıtlanmış uzmanlar tarafından kayıt altına alınarak yapılmaktadır. Peki nedir bu kişisel veri? Dilerseniz gelin hemen bu konuyu detaylı bir şekil de alt başlıkta açıklayalım.

Kişisel Veri Nedir?

Kişisel veri kimliği belirli ya da belirlenebilir herhangi bir kişiyle ilgili yine önemli ya da önemsiz fakat kişiye ait herhangi bir bilgi türüdür. Özgür olmak yasaları gereğince kişinin özel ve tüzel bilgileri kendisine aittir. İzin olmadan paylaşılması da kati suret ile yasaklanmıştır.

Bu ve bunun gibi nedenlerden dolayı kişisel veri ve bu veriler ile ilgili tüm süreçler devlet kontrolünde yasa yasalara uygun yapılmaktadır. Aynı şekil de kişisel veri saklama ve imha politikası konusu da bu nedenle ortaya çıkmış bulunmaktadır.

Kişisel Veriler Neden İmha Edilir?

Türkiye Cumhuriyeti devleti devletsel tecrübesi, önsezileri ya da daha farklı birçok nedenle bu verileri işleme ve bir süre sonra imha etme noktasında da yasal düzenlemeler getirmiştir. Kişisel olarak düşündüğümüzde Türkiye Cumhuriyeti kişisel veri saklama ve imha politikası adı altında onlarca sebep öngörerek yasal düzenlemeler ile konuyu derinleştirmiştir.

Peki neden? Bu nedenlerden bir tanesi kişilerin izin verdikleri kişisel verilerinin iznini bir süre sonra unutmuş olma ihtimali olabilir. Ya da kişisel verileri ile ilgili bireysel karar alamayacak hale gelmesi (Yaşlılık, hastalık vs.) gibi durumlardan dolayı imha politikası geliştirilmiş olabilir.

İmhayı Gerektiren Sebepler Nelerdir?

Tabi ki bu konu da detaylı bir şekil de gerekli mercilerin yaptığı açıklamalar ile detaylandırılmıştır. Dilerseniz gelin maddeler halinde imhayı gerektiren sebepleri beraber inceleyelim.

İşte imhayı gerektiren sebepler:

  1. Kişisel verinin işlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  2. Kişisel verinin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. Kişisel veriyi işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  4. İlgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
  5. Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  6. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

 

Yukarıda bulunan maddeler yasal mevzuatın maddeleridir. Sadece maddeleri okumak dahi kişisel veri saklama ve imha politikası konusunun çok net anlaşılabilmesine yardımcı olmaktadır.

Yasa, mevzuat ve politika kelimelerinden bahsediyor. Tabii ki konu ve durum yasal bir olay olmasından dolayı bir tutanak ile kanıtlanması gerekmektedir. Dilerseniz gelin bir alt başlığımızda kişisel veri imha tutanağının detaylarına inelim ve bir örnek görsel ile konuyu detaylandıralım.

Kişisel Veri İmha Tutanağı

Kişisel veri saklama ve imha politikası kapsamı gereğince ilgili maddelemelerin yönlendirmeleri doğrultusunda bir tutanak tutulması gerekmektedir. Peki bu tutanak nasıl olmalıdır? Tutanak içerisinde hangi noktaların belirtilmiş olması gerekmektedir?

Tutanak görselini görmeden önce dilerseniz gelin bu konuyu maddeleme yaparak detaylandıralım.

1)     İlgili Kişi,

2)     İlgili Kişinin Talep Tarihi

3)    İlgili Kişinin İmha Talebi İsteği

4)     İmha Tekniği

5)     İlgili Kişiye Dönüş Yapılacak Tarihi

6)     İmha Tarihi

7)     İlgili Kişiye Dönüş Yapacak Kişi

8)     Listeli Ve Maddeli Bir Şekil De İmha Edilen Doküman / Dosya İçeriği:

9)     İmha Eden Kişinin Tüzel Bilgileri

10)     İmhaya Şahitlik Eden Kişinin Tüzel Bilgileri

Görmüş olduğunuz gibi imha tutanağında bulunan bilgiler yukarıda olan bilgiler gibi olmalıdır. İmhayı yapan kişi ve şahit olacak kişi kesinlikle olmalı ve bu tutanak altında imzaları bulunmalıdır. Dilerseniz gelin lafı daha fazla uzatmadan sizlere bir adet imha tutanağı görüntüsünü iletelim.


Yukarıda bulunan görsel biraz önce de bahsetmiş olduğumuz gibi klasik ve doğru bir imha tutanağıdır. Bu tutanak doğrultusunda ve yine biraz önce de bahsetmiş olduğumuz nedenlerden dolayı imha işlemlerine başlatılır.

Kişisel Verilerin Saklanması Ve İmhası Yönetmeliği

Devletsel iş ve işlemlerin hepsi resmi prosedürler güdülerek ilerletilmektedir. Bu ve bunun gibi nedenlerden dolayı kişisel verilerin saklanması ve imha yönetmeliği de bu yüzden resmi gazetede 2017 yılında ilan edilmiştir. 


Görselde tam halini göremiyor olsanız da resmi gazete belgesine buradan kolayca ulaşabilirsiniz. Özetle imha tutanağının tutulması ve tutulabilmesi resmi gazetede yayınlanan bu belge sayesinde yapılmaktadır.

Dijital Arşiv Yazılımı

Dijital arşiv yazılımı dijital ortamlarda bulunan her türlü bilgi, belge ve evrakın dijital sistemler ile korunaklı bir şekil de arşiv oluşmasını sağlayan bir yazılım türüdür. Arşiv yüzyıllardır tutulan önemli bir depolama mantığıdır.

 

Dijital Arşiv Yazılımı Nedir?

Yapılan her türlü iş ve işlemin gelecek nesillere aktarılabilmesi adına, unutulmaması adına ve daha binlerce nedenden dolayı arşiv ve arşivcilik faaliyetleri günümüzde de devam etmektedir.  Biraz önce de bahsetmiş olduğumuz gibi çağın ilerlemesiyle bilgi, belge ve evrakların hemen hepsi dijital ortamlara aktarılmış durumdadır. Günümüzde ise bu dijital bilgi, belge ve evrakların arşivcilik işlemleri de yazılımlar ile yapılmaktadır.

 

Özetlemek gerekirse dijital arşiv yazılım ve/veya yazılımları dijital ortama aktarılmış ya da tamamı dijital ortam ve/veya ortamlarda oluşturulmuş dijital sistemlerin veri tabanında talep edilen tüm veriye kolayca ulaşılmasını sağlayan bütün sistemlere verilen isimdir.

Dijital Arşivleme Nasıl Yapılır?

Dijital arşiv yazılımı ve/veya yazılımları klasikleşmiş ya da klişeleşmiş bir cümle olan İnternet, bilgi ve teknoloji çağında yapılması gereken arşiv ve arşivcilik işlemleri yine dijital ortamlarda yapılmaktadır. Yani çok eski yıllarda olduğu gibi raflarda bulunan dosyalarda fiziki koşullarda değil tamamı bulut sistemi adı verilen üst düzey korunaklı, özel yazılımlarda tutulmaktadır.

 

İşte dijital arşivleme iş ve işlemlerinin genel olarak yapılma sırası;

 

  1. Dijital ortamda bir veri oluşur. Ya da fiziksel ortamda oluşan bir veri dijital ortama aktarılır.
  2. Aktarılan bilgi, belge ve/veya evrak dijital arşiv yazılımı ya da yazılımlarına iletilir.
  3. İletiyi alan yazılım ise gerekli yazılımsal süreçleri başlatarak bilg, belgeyi veya evrakı güvenli bir şekil de bulut ortamlarına taşır.
  4. Bilginin ehemmiyetine göre yazılım çalışmaya sürekli olarak devam eder ve arşivcilik işlemlerini profesyonel olarak ilerletir.

 

Gördüğünüz gibi arşiv ve arşivcilik işlemleri bu denli basit bir sıralama mantığıyla çalışmaktadır. Peki neden fiziki arşivleme değil de dijital arşivleme yapılmalı? Dilerseniz gelin hem bu konuyu da bir alt başlık içerisinde detaylandıralım.

Dijital Arşivlemenin Avantajı Nedir?

Dijital arşiv ve arşivcilik faaliyetlerinin binlerce avantajı bulunmaktadır. Fakat sizlere aşağıda yapacağımız maddelemede en önemli 4 maddeyi özetlemek istedik.

 

İşte dijital arşivlemenin avantajları;

 

?     Fiziki depo, personel yönetimi gibi maliyetler olmadığından maliyetleri düşürür,

?     Fiziksel arşivleme döneminde ortaya çıkan aşırı ve gereksiz iş gücü kaybının önüne geçilir. Bu sayede verimlilik maksimum artar,

?     Aynı anda birçok kişinin tutulan arşive erişmesine bu yazılımlar sayesinde imkan sağlanır.

?     İnternet kesilmesi, elektrik kesilmesi, yangın gibi nedenler bu arşivin yok olmasının önüne geçer.

Görmüş olduğunuz gibi dijital arşivleme işlemlerinin avantajları dört madde ile dahi önemini gözler önüne sermektedir. İçeriğimiz burada sonlandı. Bu içeriğimizde sizlere Kişisel veri saklama ve imha politikası konu başlığı altında tüm merak edilenleri kaleme almak istedik. Merak ettiğiniz tüm soru ve sorunları bizlere ulaşarak kolayca sorabilirsiniz.