Living. Data.

Arşivleme Nedir ?

Arşivleme nedir? Bireylerin bireysel olarak yaptığı iş ve işlemlerin, işletmelerin veya resmi kurumların süreçleri esnasında elde ettikleri bilgi, belge ve evrakların tarihi kronolojik sıralama şeklinde ya da asimetrik bir sıralamayla muhafaza edilme durumudur.

Arşivin Amacı Nedir?

Yüzyıllardır insanlık elde ettiği neredeyse tüm bilgileri muhafaza etmiştir. Muhafaza ettiği tüm bu bilgiler gelecek nesillere aktarılarak yeni neslin daha kolay bir şekil de yaşamasına yardımcı olur.

Arşivin amacı hakkında daha detaylı bilgilendirme yapabilmek adına bu konuyu sizler için maddelemek isteriz.

İşte arşivin amaçları:

 

  1. Devlet belgeleri başta olmak üzere tüm yazılı evrakın güvenli bir şekil de korunması amaçlanmaktadır.
  2. Yapılan herhangi bir iş veya işlemin ihtiyaç olduğunda aranan belgeye en kolay şekilde ulaşılmasını amaçlar.
  3. Acil durumlarda ihtiyaç olan daha önceden yapılmış herhangi bir iş ve/veya işleme hızlı bir şekilde ulaşılmasını amaçlar.
  4. Yapılan iş ve/veya işlemin belgelendirildikten sonra düzenli olarak kullanımını sağlamak ve yıllarca kullanılabilecek ortamda muhafaza edilebilmesini amaçlar vs.

 

Görmüş olduğunuz gibi arşiv yapmak adına yukarıda dört madde ile sizlere özetlemiş olsakta daha listemize girmemiş olan yüzlerce amaç bulunmaktadır.

Arşiv Önemi Nedir?

Aklınıza gelebilecek herhangi bir alanda arşiv ve arşivcilik işlemleri yapılabilmektedir. Fakat günümüz bildiğiniz gibi artık teknoloji çağı. Teknoloji çağının getirdiği bazı yeni özellikler hayatımıza sık sık giriş yaparak yaşam tarzımızı da değiştirmektedir.

 

Değişen çağa yeni neslin adapte olabilmesi için geçmişte edinilmiş tecrübelere kolayca ulaşabilmeleri gereklidir. Hal böyle olunca arşiv ve arşivcilik işlemi oldukça önemli bir hale bürünmektedir.

Yeni Çağda Arşiv ve Arşivcilik

Arşiv camiası içinde ortaya çıkan yeni gelişme ya da özellik olarak tabir edilebilecek şey ise dijital arşiv yazılımların ortaya çıkmış olmasıdır diyebiliriz. Yeni çağda hemen hemen her tür bilginin çok hızlı ortaya çıkması ve korunmadığı takdirde çok hızlı bir şekil de ortadan kaybolması gibi durumlar söz konusudur.

 

Yeni çağa ayak uyduran arşiv ve arşivcilik hizmetide artık yeni özelliklere sahiptir diyebiliriz. Artık arşiv ve arşivcilik hizmetleri fizikselden tamamen dijitale geçmiş bulunmaktadır. Dijital arşiv yazılımı adı altında yeni ya da eski nesil tüm bilgi, belge ve evraklar dijital arşivleme tekniğiyle depolanmaktadır.

 

Dijital arşiv yazılımları sayesinde yeni nesil arşivlemenin birden çok avantajı bulunmaktadır. Dilerseniz gelin hemen bu konuyu bir alt başlıkta inceleyelim.

Dijital Arşivlemenin Avantajı Nedir?

Dijital arşiv ve arşivcilik faaliyetlerinin binlerce avantajı bulunmaktadır. Fakat sizlere aşağıda yapacağımız maddelemede en önemli 4 maddeyi özetlemek istedik.

İşte dijital arşivlemenin avantajları;

 

     Fiziki depo, personel yönetimi gibi maliyetler olmadığından maliyetleri düşürür,

     Fiziksel arşivleme döneminde ortaya çıkan aşırı ve gereksiz iş gücü kaybının önüne geçilir. Bu sayede verimlilik maksimum artar,

     Aynı anda birçok kişinin tutulan arşive erişmesine bu yazılımlar sayesinde imkan sağlanır.

     İnternet kesilmesi, elektrik kesilmesi, yangın gibi nedenler bu arşivin yok olmasının önüne geçer.

 

Görmüş olduğunuz gibi dijital arşivleme işlemlerinin avantajları dört madde ile dahi önemini gözler önüne sermektedir. İçeriğimiz burada sonlandı. Bu içeriğimizde sizlere Kişisel veri saklama ve imha politikası konu başlığı altında tüm merak edilenleri kaleme almak istedik. Merak ettiğiniz tüm soru ve sorunları bizlere ulaşarak kolayca sorabilirsiniz.