Living. Data.

Dijital Arşiv Yazılımı

Dijital arşiv, şirkete ait bütün dokümanların bilgisayar ortamına aktarılarak orda saklanmasıdır. Bu sistem sayesinde bilgisayar ortamına ve bulut sistemleri içerisine veriler aktarılarak her yerden erişim ve müdahale edilmesi sağlanır. Dijital arşiv yazılımı sistemi evrak kağıtları ve dosyaların yerine her şeyin dijital ortam üzerinde ve güvenli bir şekilde sağlanmasına olanak vermektedir. Dosya düzeni ile karşılaştırıldığında şirketler için veri saklama için daha pratik ve güvenli bir sistem olduğu bilinmektedir. Erişim kolaylığı sayesinde evrak ve projeler daima el altında olmakta ve güvenli bir dijital ortam bünyesinde saklanmaktadır.

Dijital Arşiv Yazılımı Nedir?

Dijital arşiv yazılımları; sözleşmelerin, dosyaların, büyük klasörlerin ve önemli evrakların dahil olduğu şirkete ait tüm dokümanların elden ele gezmesi, yıpranması, dağılması, kaybolması, mükerrer kopyalarının olması, izinsiz ofis/firma dışına çıkartılması, doğal afet ya da soygun gibi olumsuzluklardan korunması için tercih edilmektedir. Her türlü belgenin elektronik ortam güvencesinde hazırlandığı, e-imzalar ile güvence altına alındığı bir ortam sunulmaktadır. E imza ve arşiv zaman damgası ile üstün güvenlik sağlanmaktadır. Yapay zekadan faydalanılarak belge aranma işleminde büyük kolaylık sağlayan dijital arşiv yazılımı sayesinde istenilen her türlü bilgi verilen yetkiler dahilinde çalışanların ulaşabileceği bir ortamda saklanmaktadır.

Dijital Arşiv Tercih Sebepleri

Dijital arşiv sistemlerinin tercih edilmesindeki en temel sebepler arasında; istenilen verilere hızlı ulaşımın sağlanabilmesi, fiziksel arşiv odalarına oranla daha işlevsel hizmet sunması, hızlı ve pratik bir şekilde verilere ulaşım imkânı vermesi gelmektedir.

Dijital Arşiv Yazılımı Özelikleri :

·         Kâğıt evraklarda görülen yıpranma durumu söz konusu değildir.

·         İstenilen evraka kolaylıkla ulaşım sağlanabilmektedir.

·         Fiziksel arşiv odaları için gerekli olan arşiv personeli ihtiyacını ortadan kaldırmaktadır.

·         Fiziksel arşiv odalarının temizlik vb. giderlerine ihtiyaç duyulmamaktadır.

·         Dosyalara aynı anda birçok kişi tarafından erişim imkânı vermekte ve bu sayede işlerin yürütülme hızını arttırmaktadır.

·         Veri güvenliği konusunda üst düzeyde bir koruma sağlanmaktadır.

·         İş verimliliğinin arttırılmasını ve gereksiz zaman kayıplarının önlenmesini sağlamaktadır.

·         Zamandan ve bütçeden tasarruf edilmesini sağlamaktadır.

·         Kurumsal yapıların güçlenmesinde büyük bir etken olmaktadır.

  Dijital arşiv yazılımları sayesinde kamu kurum ve kuruluşlar, şirketler ve dernekler gibi pek çok firma için modern bir çözüm getirilmektedir. Sağladığı güvenlik hizmeti üst düzeydedir. İşlevselliği ve sağladığı zaman ve finansal tasarruf ile yeni nesil firma çözümleri konusunda tercih edilmektedir.

Sayısı milyonları bulabilen dokümanların kurallar dahilinde ve insan hatasına yer vermeden arşivlenmesi işlemi dijital arşiv sistemi sayesinde yapılmaktadır. Sisteme yüklenen belgeler içerisinde aramalar yapılabilmekte ve belirlenen tarih/doküman numarası/atanan şahıs ismi/anahtar kelime gibi belirleyici kelime ya da sayılarla istenilen klasöre ulaşım sağlanabilmektedir. Belgelerin imha süreçleri ya da düzenlenme/yerleştirilme süreçlerinde meydana gelen olumsuzlukların önüne geçilmesini sağlamaktadır dijital sistemler. Ofis ve kurum içerisinde evrak akış işleminin manuel’deki zaman kaybı ortadan kaldırılmakta ve otomatik sistemde hatasız ve hızlı evrak ulaşımı sağlanmaktadır. Arama ve klasörlere ulaşma hızı saniyeler içerisinde gerçekleşen bir zamana mal olmaktadır. Dijital sistemin bir artısı olarak, belge sayısı ne kadar çok olursa olsun arama ve klasöre ulaşma hızı bu sayıdan etkilenmemektedir. Doküman sayısı ne olursa olsun aynı süreler içerisinde dokümana ulaşım sağlanabilmektedir.

Belgelerin tarandıktan sonra işleme alınma hızı gayet yüksektir. Dokümanlar dijital ortama geçirildikten hemen sonra Word / Pdf gibi istenilen formatta ulaşılabilir olmaktadır.

Dosya gezgini özelliği sayesinde dijital arşiv sisteminde dosyalar üzerinde değişim ya da silme işlemi yapıldıktan sonra silinen dosyalar da kayıt altına alınmaktadır. Bu işlemler için yetkili personel ataması yapılabilmekte bu sayede yetkisiz kişilerin doküman silmesine olanak verilmemektedir. Çöp tenekesindeki kayıtlar sayesinde hatalı silme işlemleri geri alınabilmektedir.

Dijital Arşiv Sisteminde Format Türleri

Kuruma ait bütün evrakların güvenli bir şekilde saklanmasına olanak tanıyan dijital arşiv sistemine dokümanların yüklenme aşamasında evrak / doküman türüne göre seçilen yüklemeler yapılmaktadır. Bu sayede her türlü evrak kendi teknik format türüne göre dijital sisteme yüklenebilmektedir.

İstenilen her formatta hizmet sağlanabilmektedir. PDF, Word dosyası, Excel, Power Point sunum türü, XML dosyaları ya da text, RTF vb. bütün formatlar desteklenmektedir. Bu sayede kimlik belgesi ile hesaplama yapılan dosya biçimi birbirinden ayrılabilmektedir. Proje bazlı çalışmalar ya da formülasyon ile devam edilen işler üzerinde çalışabilme ve kolayca müdahale edebilme olanağı sağlanmaktadır. Yetkiler, rol bazında verilerek verilerin şirket içerisinde güvenliği de sağlanmaktadır.

Fiziksel Arşiv ile Dijital Arşiv Arasındaki Farklar

Dijital arşivler, fiziksel arşivlerin taşıdığı risk durumlarını ortadan kaldırmaktadır.

Fiziksel arşiv alanları için belirli bir mekâna ihtiyaç duyulmaktadır. Bu alanda güvenlik tedbirleri sağlanması gerekmektedir. Ayrıca arşiv odası için güvenlik personeli, ısı, aydınlatma ve temizlik giderleri bulunmaktadır. İstenilen bir belgeye/dokümana dosyaya ulaşabilmek için personeller tarafından efor sarf edilmektedir ve istenilen evrakların bulunması sırasında gereksiz bir zaman ve iş gücü kaybı yaşanmaktadır. Arşive ulaşım ve arşiv odası içerisinde zaman kaybı yaşanmaktadır. İstenilen bir evraka ulaşım için arşiv odasına ulaşım sağlanması gerekmektedir. Ancak dijital arşivleme ile bu süreçler ve harcamalar ortadan kaldırılmaktadır. Bilgisayar ortamında istenilen belge saniyeler içerisinde bulunmaktadır. Bakım, temizlik, elektrik, personel gibi giderlere ihtiyaç duyulmamaktadır. Dijital arşivler fiziksel alana ihtiyaç duymamaktadır ve bilgisayar başındayken personellerin istedikleri dokümana ulaşabilmelerini sağlamaktadır.

Fiziksel arşiv odaları için risk oluşturan ve belge kaybına neden olan yangın, deprem, soygun gibi faaliyetler dijital arşiv sistemleri için geçerli değildir. Dijital sistemlerde bu tarzda meydana gelebilecek olağanüstü olumsuz olaylar nedeniyle veri kaybı yaşanmamaktadır. İnternet erişim ile verilere ulaşım sağlanabilmekte ve kayıplara yer verilmemektedir.

Dijital Arşiv Yazılımına İhtiyaç Duyan Kurumlar

Belge, evrak, sözleşme vb. her şekilde doküman ve bilgi kaydı yapılan şirketlerde dijital arşiv yazılımı kullanılabilmektedir. Dijital arşiv sistemlerine geçiş yapmak, sağladığı avantajlar sayesinde her sektörde faaliyet gösteren firmalar için geçerli ve yeterli bir sebep olmaktadır.

Dijital Arşive Geçiş

Dijital arşiv yazılımları, firmaların ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilmektedir. Örnekle; 1 bit tonlamanın tarama için yeterli gelmesi halinde 24 bit tonlamalı taramaya gerek kalmamaktadır. Bu şekilde sunulan firmaya özel tercihler için gereksiz yere daha büyük bir depolama alanına yani storage’e ihtiyaç duyulmamaktadır. Kurum ihtiyaçları çerçevesinde arşiv için gerekli olan materyaller taramaya hazır hale getirilmektedir. Uygun tarayıcılar belirlenerek materyaller taranmakta ve sayısallaştırma işlemi tamamlanmaktadır. Tarayıcı seçimini örneklendirmek gerekirse; proje dokümanlarında A3’ten büyük; kitap vb. materyallerin kitap tarayıcılarından geçirilmesi gerekmektedir. İhtiyaca göre flatbet tarayıcılar gibi seçenekler tercih edilmektedir. Görüntü ve ses gibi materyallerde capture programları ile sayısallaştırma gerçekleştirilmektedir.

Dijitale aktarım sırasında önemli bir diğer durum da DPI çözünürlük seçeneği olmaktadır. Dijital arşive aktarılacak olan sayfalarda OCR için font boyutu, kelimelerin tanınması ve doğru aktarımı için önem taşımaktadır. 

Dijital Arşiv Yazılı Hakkında Sık Sorulan Sorular

1.       Hangi belgeler dijitalleştirilebilmektedir?

Şirket, kurum ve kuruluşlar için önemli olarak görülen ve saklanması gereken, üzerinde çalışılan, bilgi metinleri içeren, sözleşme, rapor, kontrat gibi bütün resmî belgeler dahil proje vb. şekilde düzenlenen çalışma evrakları ve sık sık kullanımı gerekli olan ve erişilmek istenilen bütün dokümanların dijital sisteme yüklenmesi önerilmektedir.

2.       Hangi tür belgelere öncelik verilmelidir?

Dijital arşiv sistemine geçmeye karar verildiğinde; kullanım sıklığına göre bir öncelik sıralaması önerilmektedir. En sık kullanımına ihtiyaç duyulan dokümanların öncelikli olarak dijitalleştirilmesi dijital arşiv sisteminin faydalarından daha çabuk etkilenilmesini sağlamaktadır. Bir diğer önemli kıstas da yasal saklama süresidir. Yasal saklama süresi mevcut olan ve bu süre uzun olan belgelerin öncelikli olarak dijitalleştirilmesi önerilmektedir.

Ruhsat dosyaları gibi sürekli saklanması gereken ve muhafazası üst düzeyde önemli olan belgelerin öncelikli olarak dijitalleştirilmesi de önerilen bir diğer öncelik sıralaması grubundadır.

3.       Dijital arşivlemede öncelik nedir?

Dijital arşiv sistemine geçme aşamasında arşiv asgari düzeyde olsa dahi düzenlenmeli ve kayıt altında olmalıdır.

4.       Dijital arşivleme sisteminde tarama yöntemi nasıl seçilmelidir?

Dijitale aktarılacak olan materyallerde; dosya türüne uygun işlem tercih edilmelidir. Dosya bağlantısının kurulması suretiyle tarama işlemleri yapılmalıdır. Örnekle; yazışma dosyası gibi dokümanlarda yazışmanın alakalı olduğu ekler ile beraber tarama işlemi gerçekleştirilmelidir. Tek görüntü halinde yazışma taranması tercih edilmemelidir.

Diğer yandan dokümanın kâğıt boyutu ve türü gibi özellikleri de kıstas olarak görülmeli ve türe uygun tarayıcılar tercih edilmelidir.

5.       Dijital arşivin avantajları nelerdir?

·         Zaman kayıplarını önler. Yetki dahilinde olunması suretiyle sahadan ya da evden erişim sağlanabilmektedir. Ofis dışından erişim olanağı sunmaktadır. Evrağın aranıp bulunması gibi süreçlere ihtiyaç duyulmaz. Derleyip toparlama ve temizlik, toz alma, düzenleme gibi işlemlerin harcayacağı vaktin kazanılmasını sağlar.

·         Belgeler alternatifli olarak saklanılır ve korunmuş olur. Evrak odası, arşiv alanı ya da çalışma masaları, ofis rafları gibi mahremiyet korunması sağlamayan alanlarda dosyalara yetkisiz kişilerin erişimi çok kolay olmaktadır. Dijital arşiv sayesinde yetkisiz kişiler dosyalara ve dokümanlara erişim sağlayamaz. Güvenli bir çözümdür. Dokümanların elden ele dolaştığı ofis ve çalışma alanlarında görülen belge yıpranması ve yırtılması gibi istenmeyen olaylar dijital ortamda gerçekleşemez ve belgeler sürekli korunmuş olur.

·         Eş zamanlı olarak dokümanlara ulaşım imkânı sağlanır. Birden fazla kişinin sorumluluğunda olan tüm evrak ve belgeler, yetkisi olan üzerinde çalışma yapan herkes tarafından aynı anda belgeye ulaşım sağlanabilmektedir. Bu sayede işlerin yürütülme hızı artar ve eş zamanlı çalışma imkânı elde edilir.

·         Dosyalarda gölge israfının önüne geçilir.

·         Dokümanlar üzerinde çalışma ve bilgi edinme amacıyla fotokopi yoluyla çoğaltılan ve kâğıt/toner/fotokopi maliyetine neden olan durumun önüne geçilmiş olur. Aynı zamanda belgelerin fotokopileri yüzünden takip edilemez şekilde çoğaltılmasının önüne geçilmiş olur.

·         Dijital ortamda hızlı erişim sağlanır. Proje, belge, sözleşme, çalışma evrakları gibi bütün materyallere 3 saniye gibi kısa bir süre içerisinde erişim sağlanır.

·         Mükerrer belgelerin önüne geçilir. Dijital arşiv projesi sayesinde gereksiz yere çoğaltma durumlarının önüne geçilir. Güvenliği mühim olan dosyaların mükerrer kayıtları olmaz, kâğıt israfı ve fotokopi maliyeti ortadan kalkmış olur. 

·         Arşiv alanı için gerekli olmayan harcamalara gerek kalmaz. Yasal olarak saklama süresi bulunan belgeler haricindeki belgeler için arşiv alanı ihtiyaçları ortadan kalkmış olur. Yasal saklama zamanı olmayan belgelerin imha işlemleri gerçekleştirilir. Sadece saklama süresi olan belgeler için daha az olacak bir alana gerek duyulur. Geniş ve gereksiz büyüklükte bir arşiv alanına ihtiyaç duyulmaz. Bu sayede arşiv alanı masraflarında büyük bir azalma olduğu görülür.

·         Tasarruf her alanda sağlanır. İş gücü artışı ve personellerin arşiv arama temizleme ya da düzenleme gibi gereksiz işler nedeniyle meşgul olması, yorulması ve zaman kaybetmesi durumları ortadan kalkar. Daha düşük bir maliyet ile daha yüksek bir iş performansı elde edilir.

·         Uzaktan çalışma mümkün hale gelir. Saha ortamında ya da evdeyken istenilen ve gerek duyulan belgelere kolayca ulaşılabilir ve işlerin uzaklık nedeniyle aksama riski ortadan kalkmış olur.

·         Belgeler asla kaybolmaz. Önemli ve yasal saklama süresi bulunan belgeler dijital ortamda kaybolmazlar. Doküman güvenliği üst düzeyde sağlanır.

 

6.       Dijital arşive geçiş aşamaları nelerdir?

Dijital arşive geçiş aşamaları şu şeklidedir;

·         Evrakların taramaya hazırlık süreci

·         Tarama süreci

·         Görüntü iyileştirme çalışmaları

·         İndeks işlemi

·         Kontrol sağlanması

·         Aktarma işlemi

Aktarma işlemi sırasında indekslenmesi tamamlanmış olan verilerin dijital arşiv otomasyonuna aktarımı sağlanır. Evraklar ayrıştırılarak tarayıcıdan geçecek hale getirilirler.

İndeksleme aşamasında evraklara kolay erişim sağlanabilmesi adına evrak türü, numarası, tarih, sayı, evrakın sorumlusu ya da ait olduğu kişi / kurum bilgisi gibi bilgiler alınır.

Kontrol işleminde belge taranması ve indeks çalışmasının eksiksiz ve doğru olduğundan emin olunur. Öncelik, belgelerin doğru olmasıdır. İşlemin her aşamasında kontrol yapılması büyük önem taşımaktadır.

7.       Dokümanların taranma aşamasında neler yapılmaktadır?

Dokümanların saklanacağı dijital ortam, indeks için gerekli olan bütün bilgi yazılım ve araç gereçlere karar verilir. Arşiv inceleme aşamasına geçilir. Arşiv incelenmesinde klasör ve dosyalar grup grup ayrıştırılır ve tasnif edilmeleri sağlanır. Tüm dokümanlar grup grup çıkartılır ve ata, zımba gibi makinaya engel olacak araç gereçlerden arındırılırlar. Kâğıt boyutu, kâğıt kalitesi, dokümanın cinsi vb. tüm özellikler değerlendirmeye alınır. Uygun cihazlar seçilir. Optimizasyon sonrasında istenilen dosya formatlarına geçirilmesi sağlanır. Son aşamada anahtar kelimeler belirlenir, indeksleme yapılır ve dijital arşive geçiş tamamlanmış olur.

Dijital Arşive Geçiş Sırasında Karar Mekanizmaları

Dijital arşiv sistemine geçiş yapacak olan kurum bünyesinde;

Klasör bazlı olarak tasnif işlemi yapılır. Bu, dosyaların taranabilir hale getirilmesi demektir. Taranan belgelere klasör ismi ve açıklamalar eklenir. Arama işleminin klasör ismi, klasörün tarihi ya da açıklama kısmında girilen bilgi bazında yapılabilmesi sağlanır.

Evrak bazlı olan işlemlerde indeksleme önemlidir. Her evrakın konu başlığı, düzenlenme ve oluşturma gerekliyse revizasyon tarihi ve içerik bilgisi işlenir. Arama işleminde bu sayede yüzlerce istenmeyen sayfa yerine ilgili sayfanın bulunması sağlanır.

Arşiv yapısı kararının ardından ilgili kurum için dosya türüne göre PHP’de arayüzden faydalanılarak database kayıtlar yapılır.

Dijital arşiv sisteminde bir diğer mevzu OCR’dir. OCR programlarının kullanılması halinde resimler PDF formatında dönüşüm ile saklanılabilir. İndirme işleminde direk PDF’e ulaşma imkânı sağlanır. OCR programı kuruma kurulur ve resim formatları bu sayede PDF dosya türü şeklinde elde edilir. Login erişim alanı özelliği sayesinde sistem üzerine erişim sadece izin verilen şahıslar tarafından yapılabilir. Yetkili kişiler haricinde kimse dokümanlara ulaşım sağlayamaz, dokümanlara müdahalede bulunamaz, arama ya da silme işlemi gerçekleştiremez.

Web tabanına sahip olan bu arşivleme sistemine ulaşım için; kurum ağında yer alan bir bilgisayara kurulum yapılır. Diğer kurum bilgisayarları sistem için İP yazar ve bu sayede erişim sağlanır. Kurum isteğine göre İP yerine yalnızca internet seçeneği tercih edilebilir. İnternet ve bilgisayar ile istenilen erişim sağlanabilir. Arşiv boyutuna göre hard disk kullanımı da tercih edilebilmektedir.