Living. Data.

Belge İmha

Belge İmha Şirketi

Belgelerin şirket bünyesinde gereksiz yük olmasını engellemek için belge imha işlemi uygulanmaktadır. Depo alanları, arşiv odaları ve personel için gereksiz yüklerin atılması olarak da değerlendirilebilir genel anlamda.

Belge ve elektronik kayıtların güvenli ve mevzuata uygun şekilde imha edilerek veri bilgilerinin gizliliğinin korunması, firmalar ve şahıslar için büyük önem arz etmektedir. Hassas ve gizli bilgiler içeren belgelerin güvenli imhası, kullanılmayan/saklanma süresini doldurmuş belgelerin kapladığı alanı boşa çıkartmak, para cezalarına maruz kalmamak ve denetimlerde sorun yaşamamak amaçları ile sektör yönetmeliklerine uygun şekilde belgelerin imhası sağlanmaktadır.

Şirket Güvenliği Hususunda Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Bir şirketin varlığını iyi derecede devam ettirebilmesi için farklı parametrelerden oluşan pek çok ayrı mevzuya dikkat edilmesi gerekmektedir.

•                    Öncelikler fiziksel güvenlik ve gözetim göz ardı edilmemesi gereken noktalardır. İşletme sahipleri, mülk korunması için gerekli işlemleri yapmaktan asla kendilerini alıkoymamalıdırlar. Unutulmamalıdır ki şirketi fiziksel olarak korumak ilk savunma hattı gibidir. Güvenliğin arttırılması için güvenlik tedbirleri alınmalı ve gerekli profesyonel ya da teknolojik imkanlardan yararlanılmalıdır. Örneğin şüpheli tespiti için hem görüntü hem ses kayıtları, güvenlik sağlanması için kilit noktaları oluşturmaktadır.

•                    Önemli bir diğer husus, internet güvenliğidir. Söz konusu internet ağı olduğu zaman, güvenlik açıklarından bahsetmek oldukça mümkün olmaktadır. İnternet, bir güvenlik açığı olarak ortaya çıkan bir parametre olabilmektedir. Hassas bilgilerin erişim yasağı, yetkilendirilmiş personel girişleri, şifre ve koruma programları önem taşımaktadır. Güvenlik yazılım programları da bu hususta tercih edilebilecek bir diğer alternatif olabilmektedir.

•                    Finansal izleme söz konusu olduğunda, şirketler için önemli olan bir diğer husustan bahsedildiği bilinmelidir. İşletmenin kredisini koruyabilmek, uzun vadede düşünüldüğü zaman şirketi kurtarabilmektedir. Pek çok kuruluş kredi kartı vb. kartları kullanmaktadır. Şirket bünyesini olası sahtekarlıklardan korumak gerekmektedir.

•                    Gizlilik sözleşmeleri de şirket çıkarlarını, özel bilgilerini ve müşteri bilgilerini korumak için bir önlem olarak görülmektedir.

•                    Son olarak da belge imha hizmetleri önem arz eden bir diğer konu olarak karşınıza çıkmaktadır. Belgelerin imha edilmesi, şirket çıkarlarını korumak kadar çevresel zararlardan muaf olmak için de önem taşıyan bir noktadır. Pek çok şirket gizli verilerin ne kadarından ifşa ile karşılaşabileceğinden habersiz bir şekilde hizmetlerini sürdürmektedir. Çalışan, müşteri, şirket isimleri, finansal bilgileri, özel ve ticari sırların bir belge ile elde edilebileceği genellikle göz ardı edilmekte ancak bu durum büyük kayıplara neden olabilmektedir. Bu noktada belge imha konusunda bilgili kişilerden yardım alınması zaman ve para israfının önüne geçilmesinde etkin rol oynamaktadır. Ayrıca, küçük kâğıt öğütücüler imha edilecek belgeler için yetersiz kalmakta ve aşırı yüklenme dolayısıyla makinalardan yeterli verim alınamamaktadır.

Belge İmhada Uyum ve Politika

Firmanın faaliyet koluna, dahil olduğu sektöre ve nerede olunduğuna bakılmaksızın öncelikle hangi belgelerin kalıcı bir şekilde imha edilmesi gerektiği doğru bir şekilde bilinmelidir. Çünkü belgelerin yanlış imhası/yanlış atılması, mali bilgi ya da sağlık bilgisi gibi maksimum önem arz eden kayıtların işin içinde olması durumlarında oldukça yüksek para cezalarının ödenmesine gerek duyulmasına neden olmaktadır.

Vergi bilgilerini içeren, banka hesapları ile alakalı bilgiler içeren, ticari kredi kartı beyanları gibi bazı belgeler, 7 yıldan önce atılmamalıdırlar. Bu şekilde hangi belgelerin ne kadar saklanması gerektiği, hangi belgelerin belge imha konusunda dahil olduğunun bilinmesi önemli bir husus olmaktadır.

Belge İmha Konusunda Yetkiler ve Sorumluluklar

İşletme sahiplerinin imha işinde aktif olarak bulunamaması ya da konu hakkında yeterli bilgisi olmaması durumlarında ağ yöneticisi, üst yönetici vb. sorumluluk mertebesi yüksek olan personelin ya da belge imha işleri konusunda politika e mevzuatlara hâkim olan danışmanlık şirketlerinin bizzat işlemi takibi önem taşımaktadır. Yasaların ve düzenlemelerin takibi oldukça önemlidir.

Belge imha sırasında imha edilen belgelerin yalnızca imha edilmesi gereken belgeler olduğu kesinleştirilmiş olmalıdır. Bu durumda profesyonellerden yardım almak, firmaların gereksiz iş yükünü, zaman kaybını ve yanlış imha metotları nedeniyle idari para cezaları ödemeleri durumunun önüne geçer.

Belge İmhada Kâğıt Kayıtları; Kâğıt kayıtlarında imha işlemleri için öğütücü tarzında üretilmiş makinalar tercih edilmektedir.

Belge İmhada Elektronik Kayıtlar; Elektronik belgelerin silinmesi, çöp kutusu klasörüne belgelerin atılması ile bitmemektedir. Çöp dizininde, sabit disk sürücüsünde belgeler kalmaktadır. Ayrıca bilgisayarlar dışında, fotokopi makinelerinde yer alan sürücüler de makinadan geçirilen bütün belgelerin bilgilerini içermektedir.

Belge İmha Konusunda Sık Sorulan Sorular

1.       Belge ayıklama ne anlama gelir?

Belge ayıklama terimi, arşiv malzemeleri ve cari işlemler nezdinde bir değere sahip ancak hukuksal olarak kıymetini ve delillik vasfını kaybetmiş, ilerleyen zamanlarda kullanımı ve muhafazası gerekmeyen bütün malzemelerin birbirinden ayrıştırılması ve ilerleyen zamanda arşiv malzemesi vasfını kazanması beklenen arşivlik olan malzemelerin tespitinin yapılması anlamına gelmektedir.

2.       Belge imha ne anlama gelir?

İlerleyen zamanlar için kullanımına lüzum olmayan ve muhafazası gereksiz olan arşiv ya da arşivlik malzemelerin dışında gruplandırılan hukuksal kıymeti kalmamış ve delil olarak vasıfsız hale gelmiş olan malzemelerin ayrılıp, yönetmelikler gereğince belirtilen usul ve esaslarda imhasını belirten bir terim anlamına gelmektedir belge imha terimi.

3.       Doğru bir ayıklama ve imha süreci için neler gerekmektedir?

•                    Yazışma kurallarına uygun şekilde elle ya da elektronik ortamda belge üretilmiş olması,

•                    Belge türlerinin bilinmesi

•                    Standart dosya planlarının dışına çıkılmaması

•                    Doğru formların doğru doldurulması, yazışmaların usule uygun olması

•                    Yapay alan, yapay klasör ismi, yapay numaralandırma gibi kayıt dışı isimler ve yerler kullanılmaması

•                    Şirket bazında şirkete özel ve uygun şekilde tasnif yöntemlerini belirleyerek doğru seçim yapmak ve bu yöntemin doğru şekilde uygulanması

4.       Ayıklama ve imha işlemleri nasıl yapılmaktadır?

Öncelik, malzemelerin 3 ayrı kategoride sınıflandırılmasıyla başlanmasıdır. Arşiv malzemesi, arşivlik malzeme, imhalık malzeme olarak 3 grup vardır. Bütün malzemeleri içeren bir ayıklama işlemi sırasında; arşiv malzemeleri ve/veya ilerleyen zamanlarda arşiv malzemesi vasfını kazanması beklenen arşivlik malzemeler ile cari işlemde olan ancak hukuki kıymeti artık kalmamış ve delil olarak kullanılamayacak olan, korunmasına lüzum kalmayan bütün malzemelerin birbirinden ayrılması gerekmektedir. Bu işlemin ardından belge imha işlemine geçilmektedir.

5.       Ayıklama ve imha komisyonları nedir?

Kurumsal arşiv ayıklama ve imha komisyonları, kurumlara ait idari ve mali işler başkanlığı, personel daire başkanlığı, yazı işleri müd. genel sekreterlik vb. birimler dahilinde olan, arşiv hizmetlerinin faaliyetlerinden sorumlu kişiler ve mertebeler bünyesinde yer almaktadırlar. Arşiv sorumlusunun yanısıra aynı birim içerisinde olan 2 kişi ile beraber 3 kişilik komisyon sabit tutulur ve malzemeler konusunda ayıklanacak ve imha edilecek grup olarak 2’şer kişili kadro değişken olmak üzere toplamda 5 kişi ile ilerleyen bir süreç olmaktadır. Evrak ayıklama ve evrak imha için ilgili kişiler değişim sağladıkça 2 üye de ilgili birim bazında değişir.

6.       Komisyonların çalışma esasları nelerdir?

Belge imha sürecine uygunlukları tespit edilen belgelerin imhası; ayıklama ve imha komisyonlarının kararlarına göre faaliyete geçirilmektedir.

7.       İmha listesi nedir?

Standart halde hazırlanmış olan ve kurumların hizmetine açık halde verilen saklanmasına lüzum görülmeyen belgelere ilişkin imha listesi, komisyonlarca doldurulur. Konu ya da cins ayırt etmeksizin hiçbir malzemenin imha listesi tutulmadan imha edilmesi doğru değildir. Belge imha öncesinde bu liste doldurulmalıdır.

Belge İmhası Neden Önemlidir?

Kişisel bilgi, kimlik bilgileri, gizli bilgiler konusunda bilgi hırsızlığı tehdidine karşı belgelerin imha edilmesi gerekmektedir. Ayrıca belgelerin mevzuatlara uygun olmayan şekillerde imha edilmeleri para cezaları ile sonuçlanabilmektedir. Yasalar ve düzenlemeler doğrultusunda her belge çeşidinin ne kadar süre ile saklanması gerektiği belirtilmiştir. Bu doğrultuda, en doğru belge imha şekilleri de belge türüne göre değişmektedir. Prosedürlerin takibi ve sektör bazında uyulması gereken mevzuatlara uygun işlem yapılması, gereksiz cezalar ödememek ve zaman kaybı yaşamamak adına önemli görülmektedir.

Belge imha sayesinde arşivlerde gereksiz malzeme saklanması ve bu malzemeler için gereksiz depolama, ısı ya da personel ve temizlik harcamalarının yapılmasının önüne geçilmektedir. Depolarda görülen alan darlığı ve karışıklığının önüne geçilmesi sağlanır imha işlemleri sonucunda. Arşivler saklanması gerek olmayan artık lüzumsuz hale gelmiş olan belgelerle doldurulmamış ve yer ve iş kaybının önüne geçilir.

Belge imha hizmetleri söz konusu olduğunda genelde 2 ayrı tür imha yöntemi ile karşılaşılmaktadır.

Düzenli imha hizmetlerinde; hassasiyeti mevcut olan belgelerin devamlı bir şekilde imhasına ihtiyaç duyan kuruluşlar için belgelerin anında ya da isteğe göre tanık eşliğinde imhası olarak bilinir.

Özel temizlik ya da toplu imha şeklinde ise dönemsel ya da bir defaya mahsus olarak firmaya özgü imha yöntemleri kullanılabilmektedir.

 

İmha Edilecek Olan Malzemeler

Şekil fark etmeksizin her çeşit tekit yazılar, el ya da daktilo ya da PC üzerinden yazılan her çeşitte müsveddeler, resmi ya da özel tür zarflar (tarihi değere sahip olanlar dışında), adli, idari yargı oranları ve posta telefon telgraf (PTT) ve farklı resmi kuruluşlarca gönderilen ve genelde ihbar mahiyetinde olan alındı, tebliğler ve benzer kağıtlar, PTT tarafından zimmet karşılığında alınan evrakların kaydının olduğu zimmet defterleri, bilgi alma amacıyla yapılmış kesin bir halde sonuçlanmış yazışmalardan kalan soru kağıdı vb. evraklar, istatistik formları, çeşitli defter ve listeler, anketler, hazırlık dokümanları, aynı konu çerçevesinde yazılmış yazıların kopyaları ve çoğaltma örnek kayıtları, daha önce belirlenmiş sonucun alınmasını sağlayan yazışma evrakları, bir örneği saklanılan ünite/daire/kurum/kuruluşlar için verilmiş olan rapor vb. dosya kopyaları belge imha sürecine dahil edilen belgelerden birkaç örnek olabilmektedir. 

•                    Kurum/kuruluş yazışmalarından alakalı olan daire ya da kuruluş tarafından saklanılan asılların dışındakilerin hepsi,

•                    Tamim ya da genelge gibi belgelerin fazla kopyaları,

•                    Dış kurumlardan gelmiş olan rapor, bülten, broşür, kitap, basılı evrak ve bilgi metinleri,

•                    Bazı talepler nedeniyle yapılan yazışmalar sonrasında alınmış ve işlemleri tamamlanıp bitmiş olan yazışmalara ait kopyalar,

•                    Çalışma raporlarının fazladan alınmış kopyaları,

•                    Yönetmelik, tüzük icabında belirli bir sürenin ardından imha edilmesi gerekli olan şifre, gizli emirler vb. mevzuata göre saklanma süreleri dolmuş olan belgeler,

•                    Bilgilendirme yazıları, imzasız ve adres bilgisiz ihbar ve şikâyet yazıları

•                    Personel devamsızlık raporları, izinleri ve izin dönüşü yazıları, sınav sonuçları, duyurular gibi belgeler

•                    Davetiye, tebrik vb. yazılar

•                    Belirtilmiş olan genel tarifler içerisinde olan belgelerin dışında kalarak; bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuksal açıdan değeri ve kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyen tüm evraklar. 

İmha edilecek belgelerin özelliklerine göre ayrılıp tarih bilgisi, kime ait olduğu, neyi temsil ettiği, tarih ve sıra numarası, belge no.su vb. bilgilerinin yazılarak 2 nüsha olacak şekilde not edilmeleri gerekmektedir. Bu konuda doğru bir başlangıç yaparak ilerlemek, gereksiz yere karışıklık oluşmasının ve belge imha sürecinin gereğinden fazla uzun sürmesinin önüne geçebilmek adına atılan ilk adım olmaktadır. Belge imha konusunda deneyimli ve ne yaptığını bilen bir ekiple çalışılıyor olunması önem arz etmekte, imha işinin kolaylaşmasını sağlamaktadır. Diğer yandan imha öncesinde, belgelerin imhaya uygunluğundan mutlaka emin olunmalıdır.

Şirketinize ait banka, vergi, mükellefler, konsolosluklar, üniversite birimleri, hastaneler vb. her çeşit kamu kuruluş ve özel sektör firmalarının gönderilerinden oluşan ve imha edilmek için bekletilen belgeleri, güvenilir ve mevzuata uygun imha yöntemleri kullanan uzmanlardan yardım alarak belge imha işlemini gerçekleştirmeniz önemlidir. 

TS EN 15713:2009 gizli malzeme güveneli imhası standardının amacı uyarında; bu tip imha edilecek olan belgelerin güvenli ve emniyetli bir şekilde bertaraf talep edilmektedir.

Üstelik bilgi-veri hırsızlığı ve art niyetli kişilerin eline geçecek yanlış bilgiler maalesef büyük kayıplara neden olabilmektedir.