Living. Data.

DYS Bünyesindeki Hizmetler;

Sayısallaştırma diğer tabiri ile dijitalleştirme belge/dokuman üzerindeki bilgilerin dijital ortama aktarımı işlemidir. Bu işleme OCR (optical character recognition) eklenirse, dijitalleştirilen belge/dokuman içerisindeki veriler aranabilir hale gelir. Sayısallaştırma işlemi sırasında, dijitale dönüştürülen dokümanlarınız üzerinde görüntü iyileştirme işlemi, evrak rotasyonu işlemleri de yapılır.

Adlandırma işlemi ile dijital ortama aktarılan belgeleriniz herhangi bir yazılım üzerinden işlenmeyecek ve bir hard disk içerisinde dosya yapısında saklanacak ise daha kolay ulaşmanızı sağlayan işlemdir. Dijitalleştirilmiş dokumlar TCKN, Sözleşme numarası, sicil numarası, müşteri adı, bölge/şehir vb. uniq tanımlarla birbirlerinden ayırt edilmesini ve arama sonuçlarında kolayca bulunabilmesini sağlar.

İndeksleme işlemi dijital ortama aktarılmış belgelerin belirli bir yazılım içerisinde bir den çok alan ile kolayca bulunabilmesine olanak sağlayan işlem adımıdır. Bir belgeyi sayısız alan ile niteleyip milyonlarca evrak arasında kolayca bulabilmenize olanak sağlar. Her ne kadar OCR ile belge içerisindeki verilere kolayca ulaşılabilme imkanı doğsa da, bazı dokumanlar gerek evrak yapısı (Çerçeveli tablolar, çok küçük ve birbirine yakın yazılar, özel yazı karakterleri) gerekse evrak kalitesi (Soluk basılmış matbu evraklar, çok düşük çözünürlükle taranmış dokumanlar vb ) nedeni ile indekslenmeye ihtiyaç duyarlar. İndekslemeye örnek vermek gerekir ise bir faturayı; fatura no ile, tarih ile, Cari adı ile 3 farklı alanda indeksleyebilirsiniz. Sözleşmeleri, başlangıç tarihi, bitiş tarihi, müşteri adı, sözleşme adı gibi 4 farklı alanla indekslenerek her biri kriter ile ayrı ayrı ulaşabilirsiniz.

Veri Karartma: Özellikle son dönemlerde öne çıkan “Kişisel Verilerin Korunması “kapsamında ilgili kanun ve yönetmelik maddelerine aykırı düşen belgeler üzerindeki verilerin, kalıcı olarak karartılması işlemidir. Dokuman üzerinde örneğin Anne kızlık soyadı verisinin, bu işlem için üretilmiş özel donanımlar ile okunamaz hale getirilmesi işlemidir.

Alan Kontrolü: Belirli tipteki dokümanlarınız üzerinde istediğiniz alanların kontrolü yapılarak eksik alanlı dokumanlar için raporlar oluşturulur. Örneğin imzasız sözleşmeleriniz, tarih alanı girilmemiş dokümanlarınız vb.

Veri Yükleme : Bizim tarafımızdan veya kendinizin daha önce sayısallaştırdığınız dokümanlarınız, ister Doxagon yazılımımıza isterseniz kendi bünyenizdeki yazılımlara yüklenerek indeksleme işlemleri tarafımızdan yapılabilir.

Fiziksel Arşiv Düzenleme: Mevcut fiziksel arşivlerinizi, dijitalleştirmek istemiyor ancak daha düzenli bir şekilde yönetilmesini ev envanter kaydının oluşturulmasını istiyor iseniz; ilgili materyaller kullanılarak, istenirse, mükerrer kayıt ayıklama, imha ayıklama işlemleri ile, adresleme, klasör/dosya sırt verisi güncelleme, barkotlama hizmetlerine ulaşabilirsiniz.

E-Kitap Oluşturma: Kütüphanenizde veya arşivlerinizde bulunan ciltli tüm yayınlarınızı (Kitap, ciltli defter, dergi ve katalog vb) kesme işlemine tabi tutmadan tepe tarayıcılar ile tarayıp aranabilir pdf veya e-Kitap formatında dijitale dönüştürebilirsiniz.

Personel kiralama: Özellikle tamamlanan projeler sonrasındaki süreçlerin devamlılığını veya arşivleme kaynaklı oluşan iş yükünün hafifletilmesi amacı ile konusunda eğitimli personeller ile belirliveya belirsiz süreli personel kiralama hizmeti.

 

Taranabilir Doküman Tipleri:

A0 Projeler; A4, A3, A5 ve daha küçük ölçekli evraklar. Kitap, Spiralli ve telli yayınlar, ciltli defterler, kütükler, dergi ve gazeteler, kataloglar, 3 Boyutlu nesneler, Kartvizitler.

 

DİJİTALLEŞTİRME AVANTAJLARI

Tüm Arşivinizi aranabilir hale getirin:

  • Fiziksel olarak klasör ve dosya içerisinde evrak aramadan kurtulun;
  • İlgili dokumana en hızlı şekilde ulaşarak süreçlerinizi ve personel veriminizi artırın
  • Dijitalleştirilen belgelerinizi elektronik ortam üzerinden. Fiziksel tahribat ve kaybolma riski olmadan paylaşın
  • Mükerrer belge oluşturma ihtimalini ortadan kaldırın
  • İmha süresi gelmiş belgelerinizi çabucak raporlayın
  • Arşivde geçirilen personel süresini minimize edin
  • Düzenlenmiş fiziksel arşivler ile saklama alanlarından tasarruf edin
  • Dijital ortamda birden çok yedek ve saklama metodu ile kendinizi güvene alın.
  • Dosyalar ve dokümanlar üzerinde eş zamanlı çalışmalar sağlanabilir.
  • Arşiv girişlerinin engellenerek , dijital ortamda yetkilendirmeleri ile belge mahremiyetinizi koruyun.