Living. Data.

Belge İmha Yöntemleri

Belge İmha Çeşitleri

Belge imha Çeşitleri sorusu son zamanlarda sıklıkla duyulan ve cevabı aranan bir sorudur. Belli kriterleri kaplayan ve imhası gereken belgeler, başkası tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinalarla kıyılır. Daha sonra kâğıt hammaddesi olarak çevreyi koruma koşulları doğrultusunda kullanılmak üzere değerlendirilir.

Sektörler ve kurumlar çok hassas bilgilere sahiptirler ve bu bilgilerin kesinlikle yetkisiz kişiler tarafından ulaşılması mümkün olmayacak şekilde imhası yapılmalıdır. Resmi/Özel kurum ve kuruluşların yazılı belgeleri arşiv adı verilen ve dökümanların bir yerde biriktirilip muhafaza edildiği yerde tutulmaktadır.

Belli bir süre boyunca belgeler arşiv odasında kalır daha sonra imha edilmeleri gerekmektedir. Bu belgelerin çoğu kısmının gizli kalması, açığa çıkmaması ya da çıkması istenmeyen belgelerden oluşması lazımdır. Bu yüzden hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin imha edilmesi gerekmektedir. İmhası gerekli olan belgeler özelliklerine göre, yılı, mahiyeti, sıra numarası, imha edilmesi gereken yıl olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.


İmha Yöntemleri Nasıl İşliyor?

Bu özel bilgilerin rastgele yırtılıp sıradan çöp kutularına atılması, belgelerin tekrar bir araya getirilmesi riskini taşımaktadır. Bu yüzden imha yöntemlerinin işleme şekilleri bulunmaktadır. Bu maddelerden birkaçı şu şekildedir.

Bu süreçten faydalanmak isteyen işletmelerle bilgi güvenliği ve gizliliği adı altında bir sözleşme imzalanır.

  • İmhası yapılacak belgeler, özel araçlarla imha adresine götürülür.
  • Arzu edildiği takdirde imha süreci, işletmede görevli olan bir kişi tarafından yapılır ve yapıldığı yerde izlenilebilir.
  • İmha işlemi, kapalı bir alanda profesyonel ekipler tarafından, tekrar birleştirilmesi mümkün olmayacak şekilde küçük parçalara ayrılmak suretiyle gerçekleştirilir.
  • İmha suresi güvenlik kameralarıyla kayıt altına alınmaktadır.
  • İmha sürecinin bittiği bir imha sertifikası ile durum bildirilir.
  • İşletmenin isteğine göre, sertifikaya ek imha kayıtlarının kaydedilip işletmelere teslim edilir.
  • Çıkan madde geri dönüşüme kazandırılır.

 

Belgelerin İmha Edilme Amacı

Arşivlerde, işlemi tamamlanmış olup da herhangi bir değere sahip olmayan ve kimsenin görmemesi gereken belgelerin ayıklanması veya imha edilmesi gerekmektedir. Belge imha yöntemleri mekanlardaki darlığa ve kırışıklığa son vermek suretiyle belgelerin kolayca ulaşılmasını sağlamak ve iş kaybına mâni olmamak adına yapılmaktadır.

Pek çok kurum ve kuruluşların arşivleri belge ve dosyalarla dolu olduğu için, belgelere erişim oldukça zordur. Bunun başlıca sebeplerinden biri ise sistemde belli bir düzenin olmaması, periyodik ayıklama ve işleminin yapılmamasından kaynaklanmaktadır. Bu sebeple işlemi tamamlanan, idarece kullanılmayan, denetim süresini tamamlayan belgelerin imha edilmesi, herhangi bir kayba uğramayı önleyecektir.

İmhası gerekli olan belgeler tarih ve sıra numarası şeklinde listeler ile hazırlanır. İmha belgeleri, imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanmasıyla süreç usüllerine uygun işler. Bu belge imha yöntemleri sayesinde, arşivde oluşan karmaşa ve yığılmalar engellenerek, görevlilerin zaman tasarrufu sağlamalarına sebebiyet gösterir.