Living. Data.

Doküman Yönetim Sistemleri

Doküman yönetimi sistemi ile işteki dosyaları daha düzenli ve güvenilir bir hale getirmek mümkündür. Aslında doküman yönetimi sistemi bu süreci daha hızlı ve pratik bir hale getirmek adına bir yazılımdır. Bu sayede çok daha pratik ve hızlı işleyen bir sistem elde edilmektedir. Yoğun belge akışının olduğu işlerde geçmiş verileri kaybetmemek ve yenileri de güncel olarak eklemek amaçlı doküman yönetimi sistemi tercih edilmektedir. Bu sayede oldukça eski belgeleri dahi tarama yöntemi ile arşiv haline getirmek mümkündür.

Pek çok iş alanında olumlu etkileri bulunan bir sistem olarak bilinmektedir. Bilgi belge yönetim sürecinin oldukça modern bir versiyonu olan doküman yönetimi sistemi pek çok şirketin ihtiyacını karşılamaktadır. Kurumsal firmaların tercih ettiği DYS yani doküman yönetimi sistemi ile olası evrak kayıp ve sorunları önlenmektedir. Aynı zamanda kütüphaneler, devlet daireleri gibi belge yönetiminin üst düzey olması gereken alanlarda da tercih edilen bir sistem olmaktadır. Aynı zamanda bu belgelerin arşivlenme biçimi de önem arz etmektedir.

Depolama sadece işlemlerden biri olup, bunları dosya haline getirmek ve uygun saklama biçimleri geliştirmek açısından da tercih edilmektedir. Sonrasında aranan belgenin bulunması açısından bu süreç bütünüyle önemlidir. Dijital arşivleme ve yönetim sistemi olarak da bilinen bu işlemde her şeyin dijitalde yer alması ömrünün de uzamasını ve hatta sonsuz bir hale gelmesini sağlamaktadır. Pek çok iş yerinde eski belgelere erişim sağlamanın en pratik yoludur. Aynı zamanda eski kitaplar gibi önemli kaynaklar da bu dijital sistemde depolanabilmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?

Doküman yönetimi sistemi kısaca DYS olarak anılmaktadır. Ancak hem çalışma prensibi hem de özellikleri merak edildiğinden doküman yönetimi sistemi nedir sorusu da sorulmaktadır. doküman yönetimi sistemi aslında uygulamalar kapsamı olup dokümanları depolama ve arşivleme sürecini gerçekleştirmeyi amaçlamaktadır. Bu amaç ile üretilen yazılımlarda doküman yönetimi sistemi dijital olarak gerçekleşmektedir.

Pek çok şirketin belgeleri kâğıt evrak halinde tuttuğu düşünülürse doküman yönetimi sisteminin önemi gün be gün artmaktadır. Bu oranı %80 ile %95 arasında nitelendirmek mümkündür. Ancak bazen belgeler yanlış bir biçimde depolanmakta ve sonrasında düzeltilmesi de zaman almaktadır. Buna ek olarak evrak masrafı da uzun vadede şirketlerin sırtına yük olabilmektedir. Tüm bunları önlemek ve gelişen teknolojiye ayak uydurmak adına ortaya çıkan bir sistemdir doküman yönetimi sistemi.

Doküman Yönetim Sistemi Tarihi

Doküman yönetimi sisteminin öncesi arşiv yönetim sistemi olmaktadır. AYS olarak da nitelendirilen bu sistem milattan önceki yüzyıllara dayanmaktadır. Eski Mısır kaynakları buna en iyi örnektir. Günümüze gelenler ile birlikte günümüze gelemeyenler hakkında da pek çok bilgi bulunmaktadır. Aynı zamanda Babil, Roma gibi arşiv yönetim sistemi örnekleri de bulunmaktadır. Bu kadar eskiye dayanan doküman yönetim sistemi bugün çok daha dijital bir forma evirilmiştir. Ancak her zaman arşive ihtiyaç duyulmaktadır. Bu hem geçmişi hatırlamak hem de kayıtları doğru olarak almak açısından gerekli olmaktadır.

Arşiv yönetim sistemi bugünkü doküman yönetimi sisteminin de temelleridir. Üzerinde modern değişiklikler yapılmış olsa da düzen belli bir biçimde devam etmektedir. Özellikle bilgisayar teknolojisinin gelişmesi ile birlikte doküman yönetimi sistemi ortaya çıkmıştır. Bu sürecin ilk başladığı yıllar ise 1980-85 yılları olmuştur. Bilgisayarların yaygınlaşması ile birlikte arşiv ve tasnif süreci gerçekleşmiştir. Bu süreci hızlandıran en temel faktör ise bilgisayarların hızlı gelişimi olmuştur. Oldukça hızlı gelişen ve yayılan bilgisayar uygulamaları her ofise ve eve girer hale gelmiştir. Bu da dijitalleşme sürecini hızlandırmış ve doküman yönetimi sistemine geçişi de aynı oranda arttırmıştır. Ancak bu sürecin en önemli aşamasını elektronik imza başlatmıştır. Elektronik imza ile dijital sistemde yer alan belgeler birçok yerde kabul edilebilir belge statüsü almıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Özellikleri Nelerdir?

Doküman yönetim sistemi özellikleri, sistemi anlamak açısından önem arz etmektedir. Özellikle birtakım temel özellikleri bilmek sistemi anlamayı ve kullanma sürecini de kolaylaştırmaktadır. Bilinmesi gereken ilk özellik de arama özelliği olmaktadır. Arama, DYS sisteminde belgeleri doğru bir biçimde ve en hızlı biçimde bulmak için tercih edilmektedir. Doğru arşivlenen belgeleri bulma süreci de arama ile kolaylaşacaktır. Bu bölüm full text search olarak da adlandırılmaktadır.

Sürüm kontrolü de öne çıkan özellikler arasında olmaktadır. Sürüm kontrolü ile bir dosyanın öncesinde hangi değişimlere ne zaman uğradığı hakkında bilgi sahibi olmak mümkündür. Özellikle şirketlerin pek çok çalışanı olduğundan birtakım dosyalara ve belgelere erişim sayısı da yüksek olabilmektedir. Bir önceki sürümü görebilmek süreci takip edebilmek açısından güven vermektedir. Belge yönetim sistemi elemanları arasında entegrasyonlar da bulunmaktadır. Bunlar içerisine ağ, e-posta, CRM gibi iş yerlerinde kullanılan farklı sistemler de dahil edilebilmektedir. Özellikle e-posta ile bir şirkette çalışan diğer kişilere de bilgilendirme bu yöntem ile kolaylıkla iletilebilmektedir. Var olan dokümanlar bu sayede birçok kişi tarafından yönetilebilmektedir. Belirlenen kişilerce dokümanların organizasyon süreci takip edilebilmekte ve en uygun bicide planlanabilmektedir. Bu klasörleri ve dosyaları uzaktan da yürütmek mümkündür. Bu sayede sadece ofiste bulunmaya gerek olmamaktadır. Doküman yönetimi sistemi bunun gibi pek çok özelliği ile kullanım açısından gelişen teknoloji ile bütünleşmektedir.

 

Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

Doküman yönetimi sistemi nasıl çalışır ve çalışma prensipleri nelerdir merak edilen sorulardan olmaktadır. Doküman yönetimi sisteminin çalışması için kaynak gerekmektedir. Bu kaynakların nasıl ve nereden elde edileceği ana tema olmaktadır. Bunlar;

·         Kağıt halinde olan evraklar

·         Hali hazırda dijitalde bulunan dosyalar

·         Harici yazılımlar olmaktadır.

Doküman yönetimi sistemi pek çok kaynağın buluşabileceği bir ortak alan olarak da kullanılmaktadır. Ancak seçilen yazılım belki de burada en büyük aşamalardan biri olmaktadır. Yazılımın tüm ulusal ve uluslararası var olan standartlar ile uyumlu olması gerekmektedir. Özellikle ticari bir firma ise ticaret yaptığı ülkelerin hukuki süreçleri de takip edilmelidir. Kurulacak sistemde önemli olan aşamalar sonrasında da devam etmektedir. Çünkü belgelere erişim de önemli olmaktaydı. Bunlara ek olarak sistemin elektronik imza için uyumlu olan sağlayıcıları da desteklemesi gerekmektedir. Buna Türkiye Cumhuriyeti’nin onayladıkları dahil olduğu gibi uluslararası düzlemde onaylı olan sağlayıcılar da dahil olmalıdır. Bu iş alanını genişletirken evrak sürecini de kısaltmaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi Nerelerde Kullanılır?

Doküman yönetim sistemi kullanım alanları hangi firmaların ve kurumların buna ihtiyaç duyup duymadığını da açıklamaktadır. doküman yönetimi sistemi günlük hayatta pek çok firmanın ve kurumun dahil olduğu bir hal almıştır. Bu sayede işlem sürecini çok daha pratik bir biçimde yürütmektedir. Özellikle çokça evrakın dahil olduğu sistemlerde doküman yönetimi sistemi ile derin bir veri tabanı oluşturulabilmektedir. Oldukça eski evraklara erişmek, evraklar üzerinde anında değişim yapmak gibi pek çok amaç için kullanılabilmektedir. Kullanım alanları arasında en öne çıkan ise finans ile ilişkili firmalardır. Ki bu neredeyse bütün firmaları kapsayan bir alan olmaktadır. Finans sürecinin onaylı takibi açısından pek çok firma doküman yönetimi sistemi ile çalışmaktadır. Bunlara belediyeler ve kamu kurumları da dahil olmaktadır. Özellikle hastaneler akla ilk gelen kurumlardır. Hastaneler gün içerisinde oldukça yoğun çalıştığından ve evrak yoğunluğu fazla olduğundan takibi ancak bu şekilde gerçekleşebilmektedir. Aynı zamanda hastaların en eski belgelerine bile erişerek hastalık geçmişleri sunulabilmektedir. Bunların dışında devlete ait olan üniversiteler ve özel üniversiteler de doküman yönetimi sistemi ile çalışmaktadır.

Bunlarla birlikte tüm sipariş süreci yöneten marketler, firmalar da buna dahil olmaktadır. Bunların her biri finans ile bağlantılı olup hem kendi haklarını hem de müşterilerin haklarını korumak açısından tüm süreci belgelemekte v dijital arşivinde tutmaktadır. Bununla birlikte düzenli gelir ve giderleri hesap etmek ve olası bir eksiği veya sorunu önlemek adına da doküman yönetimi sistemi tercih edilmektedir. Bu sipariş hattının olduğu firmalarda daha da öne çıkmaktadır çünkü birçok ilde geniş alanlarda hizmet verilmesi nedeni ile takibi elektronik ortamda da olmalıdır. Aynı zamanda ilaç sektörü de bundan etkilenmektedir. Pek çok ilaç yurt dışından gelmektedir ve mali takibi yapılmalıdır. Aynı zamanda ilacın satılma sürecinin de belgelenmesi ve arşivde yer alması pek çok açıdan önemlidir. Bunlarla birlikte tüm sözleşmeler, tüm başvuru formları ve sigorta gibi evraklar sistemde bulunmalıdır. Firmanın inisiyatifine bağlı bir tercih olsa da doküman yönetimi sistemi kullanımı her firma için avantajdır.

Doküman Yönetim Sistemi Avantajları Nedir?

Doküman yönetimi sistemi avantajları, bu sistemin kullanılma sebeplerini oluşturmaktadır. Avantajlar arasında öne çıkan ise dokümanların bulunma sürecini kısaltmasıdır. İşlerin işleyiş sürecini hızlandıran bu özellik en doğru evrakı birkaç saniye içerisinde bulma imkanı sunmaktadır. Bununla birlikte bir evrakın takibi de yapılabilmektedir. Farklı sürümleri ile ilgili bilgiler edinilmektedir. doküman yönetimi sistemi ile dokümanların kimler tarafından erişileceği de planlanmaktadır. Bu sayede evrakların bütünü güven altında olabilmektedir.

Olası bir sorunda evrak sorununa sebep olan bilgisayar ve kişi hakkında da bilgi edinmek mümkündür. Çünkü doküman yönetimi sistemi ağlara da bağlı olmaktadır. Yeni dokümanlar da doküman yönetimi sistemi ile en kısa sürede giriş yapılabilmektedir. Bu sayede artık kağıt işlemleri ile uğraşılmamaktadır. Evraklar kağıtlardan oluştuğundan kağıt tasarrufu açısından da dijitale geçiş olumlu bir etki yaratacaktır. Yeni dokumanlar artık tamamen dijital üzerinden oluşturulabilmekte ve destekleniyor ise elektronik imza ile tüm süreç buradan yönetilebilmektedir.

Firmaların ve aslında pek çok kamu binasının evrak sürecinde yaşadığı uzun zaman kaybından da kurtulmak mümkündür. Tüm belgelerin doğru zamanda doğru şekilde girişi önemlidir. Bu sağlandığı takdirde eksik belge problemi olmadığı gibi olası bir durumda sadece geçmişe gitmek yeterli olacaktır. Dünyanın neresinde olursanız olun uzaktan yönetebilme imkanı sağlayan doküman yönetimi sistemi ile tüm evraklar anında elektronik imza ile imzalanabilmektedir. Sonrasında evrak yönetimi ve takibi de yine aynı şekilde dünyanın her yerinden her zaman içerisinde yapılabilmektedir.

Doküman yönetimi sistemi güvenlik açısından oldukça avantajlıdır. Bilgi güvenliği ve evrakta sahtecilik gibi birtakım durumların önüne geçen bu sistemde evrakta yapılan değişiklikler kim tarafından ne zaman ve ne şekilde yapılmış görülmektedir. Tüm bunlar yazılımın bütününde yer aldığı takdirde evraklar en güvenli biçimde korunmaktadır. Erişim imkanının gerektiğinde sınırlı olabilmesi de buna ek bir avantaj olmaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

1- Doküman yönetimi sistemi belge türleri var mıdır? Varsa bunlar nelerdir?

Doküman yönetimi sistemi içerisinde belgelerin klasörlü ve klasörsüz olarak iki farklı sistemi bulunmaktadır. Burada yapılan iş yazılımı belirlemektedir. İsteğe bağlı olarak klasörlü ve klasörsüz alternatifler söz konusudur. Bazı dosyaların klasör ihyacı olmamakta ve sadece arama yöntemi ile erişme imkanı sunulmaktadır.

2- Doküman yönetimi sistemi verimlilik sağlar mı?

Doküman yönetimi sistemi büyük oranda verimlilik sağlamaktadır. Bunun birden fazla sebebi bulunmaktadır. Ancak ilk dikkat çeken, belge arama sürecinin saniyeler içinde sona ermesidir. Bu sayede iş süreci hızlandığı gibi kişinin de olumlu etkilenmesi mümkündür. Çalışanlar belge arama süreci ile vakit kaybetmemekte ve motivasyonlarını korumaktadır.

3- Doküman yönetimi sisteminin çevreye katkıları nelerdir?

Doküman yönetimi sistemi öncesinde kâğıt tüketiminin çok daha fazla olduğunu belirtmek gerekmektedir. Bu süreci takip etmek zor olduğundan kullanılan kağıt oranı hem bütçe hem de doğa açısından olumsuz sonuçlar doğurmaktadır. Ancak özellikle elektronik imza sisteminin oluşması ve beraberinde doküman yönetimi sistemi ile birlikte tüm süreç dijital olarak yürütülmüştür. Kağıt kullanımını büyük oranda azaltmış olan sistem firmalara maddi olarak da kazanç sağlamıştır.

4- Uzaktan Çalışma süreci doküman yönetimi sistemini etkilemiş midir?

Doküman yönetimi sistemi, dünyada pek çok faktör nedeni ile artan evde çalışma sürecinin önemli bir parçası olmuştur. Evde çalışma süreci uzaktan erişim imkanı gerektirmiştir ve doküman yönetimi sistemi bunu sağlamaktadır. Elektronik imzayı destekleyen yazılımlar olduğu takdirde doküman yönetimi sistemi pek çok iş alanında uzaktan çalışmayı kolaylaştırmaktadır. İş hayatında ve iş yerinde bizzat bulunmadan da çalışma imkanı sağlayarak işlem sürecini de hızlandırmaktadır.