Living. Data.

Dijitalleştirme

Gelişen teknoloji pek çok belgenin korunması için olanak sağlamaktadır. Dijitalleştirme olarak adlandırılan bu süreç genel olarak belgelerin bir arşiv yöntemi olarak dijital sisteme aktarılması olarak bilinmektedir. Dijitalleştirme ile belgeler korunmakta ve erişimi de kolaylaştırmaktadır. Yani aslında dijitalleştirme sadece belgeleri saklamak ve korumak açısından önemli değildir. Aynı zamanda belgelere erişimi de kolaylaştırmaktadır. Dijitalleştirme ve arşivlenme denildiğinde akla ilk olarak kütüphaneler ve devlet daireleri gelmektedir.

Dijitalleştirme ilk olarak devlet dairelerinden ve kütüphaneler gibi belge oranının çok fazla olduğu yerlerden başlamıştır. Ancak bugün gelişen teknoloji dijitalleştirmeyi herkesin erişebileceği bir hale getirmektedir. Bu sayede pek çok büyük ve küçük ölçekli firma dijitalleştirmenin olumlu etkilerinden anında faydalanabilmektedir. Bu da firmaların evrak sürecini büyük oranda kurtarmakta ve hızlandırmaktadır. Bu nedenle arşivleme süreci dijitalleştirme ile birleşmiştir. Arşivleme özellikle firmaların ihtiyacı olan önemli bir işlemdir.

Gelişen ve hayata daha da dahil olan teknoloji ise bunu dijitalleştirme ile yaparak çok daha pratik bir hale getirmektedir. Özellikle dijitalleştirme sonrası kadar sürecin pratik olması da önemlidir. Evrak yoğunluğu olan pek çok firma dijitalleştirme için doğru bir sıralama izlemelidir.   

Dijitalleştirme Nedir?

Dijitalleştirmenin ne olduğu merak konusu olmaktadır. Dijitalleşme nedir, nasıl yapılır gibi pek çok soru sorulmaktadır. Öncelikle dijitalleştirmenin arşivleme ile bağlantısını bilmek gerekmektedir. Dijitalleşme, farklı teknikler uygulanarak bir belgenin dijital düzleme aktarılması sürecinin genel adıdır. Burada bir işlem sırası bulunmaktadır ve buna göre bir arşivleme söz konusudur. Dijitalleştirme arşivlemeyi çok daha kolay hale getiren bir işlem bütünüdür.

Arşivleme süreci yoğun ve oldukça dikkat edilmesi gereken bir süreç olduğundan dijitalleştirme bunun kontrolünü sağlamak açısından da avantajlı olmaktadır. Dijitalleştirme özellikle yok edilmemesi gereken ve bir sebepten dolayı yok olmaması gereken tüm belgeleri bir araya toparlayabilme imkanına sahiptir. Elbette dijitalleştirme sonrasında arşivleme ile birlikte bir düzene getirilmektedir. Dijitale aktarılan belgeler doğru arşivleme teknikleri ile birleştirilmekte ve uzun yıllar kullanım için kaliteli bir arşiv elde edilmektedir. Bu nedenle dijitalleştirmenin ne olduğu kadar nasıl yapıldığı da önemli olmaktadır.

Doğru dijitalleştirme için doğru ekipmanlar ve bu alanda deneyimli kişilere ihtiyaç vardır. Ancak her firmanın bu alanda deneyimli uzmanı olmayabilmektedir. Bu durumda bu deneyimi edinmesi gerek çalışanlar söz konusu olacaktır. Gelişen teknoloji dijitalleştirmeyi de gerektirdiğinden bunu öğrenmek arşivleme sürecine fazlasıyla atkı sağlayacaktır. Dijitalleştirme olmadan dijital bir arşivin elde edilmesi mümkün değildir.

Dijitalleştirme ve Dijitalleşme Farkı

Benzer görüyor olsa da dijitalleştirme ile dijitalleşme arasında fark bulunmaktadır. Dijitalleştirme somut olarak elde tutulabilen bir belgenin dijital düzleme aktarılması olmaktadır. Dijitalleşme ise dijitalleştirme ile sisteme yüklenen belgenin farklı bir sistem üzerinde erişimi olmaktadır.

Örneğin dijitalleştirme ile sisteme eklenen bir evrakın Google Drive üzerine veya bulut üzerine eklenmesi ve buradan erişimi ise dijitalleşme olmaktadır. Dijitalleşme artık dijitalleştirme ile internet sistemine ve teknolojik düzleme dahil olan bir dosyanın internet üzerinde gezinmesi olmaktadır. Bazen birbirlerinin yerine kullanılıyor olsalar da dijitalleşme ve dijitalleştirme arasında böylesine kesin bir fark bulunmaktadır.

Dijitalleştirme Nasıl Yapılır?

Dijitalleştirme ile belgeler sayısal kodlamalara sahip olurken bu çok daha uzun yıllar korunmaları için imkan vermektedir. Özellikle her gün biraz gelişen teknoloji ile belgelerin ömrünün uzunluğu da artmaktadır. Bu nedenle dijitalleştirme hakkında genel geçer bilgiler dışında dijitalleştirme nasıl yapılır gibi bilgiler de edinmek gerekmektedir.

Özellikle teknolojiyi takip etmek ve bu alanda çalışmalar yapmak pek çok sektörde fayda sağlamaktadır. Bunlardan biri de arşivleme olmaktadır. Her iş alanında gerek duyulan arşivleme dijitalleştirme ile bütünleşmektedir. Dijitalleştirme her zaman büyük kapsam alanlarına sahip olmak zorunda değildir. Bu nedenle büyük ve küçük pek çok firma dijitalleştirmeyi tercih etmektedir. Süresi ise belge oranına bağlı olarak değişime açıktır. Dijitalleştirme ile fiziksel olan bir parçayı dijital düzleme aktarmak mümkündür. Sayısallaştırma olarak nitelendirilmesi de özellikle gruplandırılması ve dosyalanması ile ilişkilidir.

Dijitalleştirme için öncelikle evrak seçimi yapmak gerekmektedir. Bu evrakları sıralamak ve doğru bir sıra ile dijitalleştirmek önemlidir. Aynı zamanda dijitalleştirilen her içeriğin de sınıflandırılması gerekmektedir. Aksi halde dağınık bir düzen söz konusu olacak ve evrakalar erişim zorlanacaktır. Dijitalleştirme sürecin bütününü kapsadığından bu da dahil olmaktadır. Elbette bu aşamada belgeler teker teker incelenmelidir. Bu sayede belgelerin gerekmeyenleri atılmakta ve dijitalleştirme işlemi için vakit kazanılmaktadır. Elenen belgeler atıldıktan sonra hali hazırda gerekli olan belgeler belli bir düzene oturtulmalıdır. Bu düzen dijitalleştirme süreci başlamadan yapıldığında daha pratik olmaktadır.  

Dijitalleştirme Esnasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Dijitalleştirme esnasında dikkat edilmesi gerekenler genellikle atlanan bir konudur. Ancak üzerinde durulması dijitalleştirme esnasında yapılan hataların önüne geçmektedir. Bu nedenle dijitalleştirme öncesinde bu bilgilerin edinilmesi gereklidir.

·         Dijitalleştirme yapılmadan önce özellikle benzer veya var ise aynı iş alanlarında dijitalleştirme yapmış firmaların bu çalışmaları hakkında bilgi edinilmelidir. Buna dijital sistem üzerinden erişmek kimi zaman mümkündür. Yok ise farklı alanda çalışan firmaların da bu alandaki çalışmaları takip edilebilmektedir.

·         Sonrasında belgeler arasından seçim yapılması oldukça önemlidir. Her belgenin dijital düzleme aktarılmasına gerek yoktur ve bazı belgeler de gereksiz olarak nitelendirilmektedir.

·         Dijitalleştirme yapacak kişilerin özenle seçilmesi gerekmektedir. Bu işe yoğunlaşması açısından ek bir iş verilmemesi ve hatta bu sistem için birtakım deneyimler edinilmesi de önemlidir.

·         Arşivcilik ilkelerinden sapmadan ancak kurumun konseptini ve üslubunu da dikkate alarak bir dijitalleştirme gerçekleştirilmelidir. Burada özgünlük devreye girmektedir.

·         Dijitalleştirme öncesi bir yol haritası oldukça önemlidir çünkü dijitalleştirme esnasında buna uyularak bir çalışma yapılacaktır.

Dijitalleştirme Neden Önemlidir?

Dijitalleştirme günlük hayatı büyük oranda etkilemektedir. Dijitalleştirme kendi küçük ve oldukça az sayıda evrakımızı kapsadığı gibi aynı zamanda büyük firma ve kurumların geniş çaplı evrakları için de önemlidir. Ancak dijitalleştirme neden önemlidir ve tam olarak ne işe yaramaktadır gibi akıllarda birtakım sorular bulunmaktadır. Dijitalleştirmenin önemi onun uzun soluklu olması nedeni ile dikkat çekmektedir. Dijitalleştirme ile somut pek çok belge artık dijital düzlemde daha uzun ömürlü bir hal almaktadır. Aynı zamanda eskime ve o an için var olan görüntüsünü kaydetme gibi durumların da önüne geçilmektedir.

Evraklar yangın, su dökülmesi gibi büyük ve küçük olaylar nedeni ile kolayca harap olabilmektedir. Bu özellikle devlet kurumlarında ve büyük firmalarda önem arz etmektedir. Dijitale aktarılan ve burada sistem içerisinde yer edinen belgeler artık olası bir yangın durumunda da korunabilmektedir. Bu nedenle öncelikle var olan evrakların dijitalleştirilmesi ve sonrasında yeni gelen evrakların düzenli bir bicimde bu düzleme aktarılması avantaj sağlayacaktır.

Bununla birlikte var olan belgeyi yayabilmek için de önemlidir. Evrakları yaymak için fotokopi, faks gibi yöntemler tercih edilse de bunlar her zaman esas ihtiyacı karşılamaz. Ancak dijitalleştirme ile var olan bir belgeyi aktarma, nakletme gibi işlemler birkaç saniyede yapılabilmektedir. Aynı zamanda aktarılacak kişi sınırlaması da tercihe bağlı olduğundan çok daha sistematik ve güvenilir olmaktadır. Elbette belgenin doğru yayımı açısından da önem arz etmektedir.

Evrakların yayılması her zaman doğru biçimde olmamaktadır. Bunu pek çok tarihi eserde de görmek mümkündür. Geçmişten gelen belgelerin günümüze erişimi ve dijital sistemde bulunması olası hatalı yorumları ve sorunları önlemektedir. Bu nedenle dijitalleştirme hayatımızın bir parçası olurken faydaları nedeni ile de tercih edilmektedir.