Living. Data.

Dijital Doküman Yönetimi

Dijital Doküman Yönetimi, KVKK yönetmeliklerine uygun prosedürlerle REISSWOLF tesisinde CCTV ile görsel kayıt altına alınan özel ve güvenliği yüksek alanlarda veya müşteri lokasyonunda gerçekleştirilmektedir. Tarama prosedürleri, TS 13298 (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), ISO/TR18492:2005 (Elektronik Doküman Tabanlı Bilgilerin Uzun Süreli Korunması), ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemi standartlarına göre oluşturulmuştur. 

Dijital Doküman Yönetimi Nedir?

Dijital Doküman Yönetimi sistemi farklı ortamlarda yer almakta olan dijital dokümanların organizasyon sürecini kolaylaştırmaktadır. Dijital doküman yönetimi sistemleri sayısal belgelerin, dosyaların ve diğer doküman formatında olan verilerin depolanmasını kolaylaştırmaktadır. Dijital doküman yönetimi sistemleri veri tabanı alt yapıları ile çok benzemekte olan çalışma prensiplerini uygulamaktadır. Dijital doküman yönetimi işletmelerin dijitalleştirdikleri iş süreçlerinde farklı kullanım opsiyonları sağlamaktadır. İşletmeler dijital doküman yönetim sistemi ve dahilindeki araçları kullanarak belgelerini; kaydetmek, arşivlemek, depolamak ya da yedeklemek gibi işlemlerin yanında ortak erişime açmak gibi olanaklar da sağlamaktadır. Bu sayede dijital doküman yönetim sistemlerinin işletmelerin çok yönlü kullanım ihtiyaçlarına yanıt vermektedir. Bu bağlamda işletmelerin iyi bir dijital doküman yönetimine sahip olmaları onları rakip işletmeler karşısında daha avantajlı hale getirecektir. Dijitalleşen dünyaya uyum sağlayamayan işletmeler ise iş dünyasından silinmeye mahkûm olacaklardır. Yenileşmeyen ve gelişmeyen ya da bu gelişmelere karşı olan işletmelerin sistematik bir şekilde ilerletemedikleri işleri dolayısı ile ortaklıkları bile bozulabilmektedir. Karışan hesaplar o işletmelerin yanlış yapmalarına sebep olacaktır.

Dijital Doküman Yönetimi Sisteminin Ne İşe Yarar?

Dijital doküman yönetiminin amacı bilgilerin ve dokümanların çoklu kullanıma imkân vermekte olan dijital bir ortamda tek noktadan ulaşılmasının sağlandığı bir erişime sahip olmasıdır. Bu bağlamda amaç çalışmalarda kullanılacak olan tüm dokümanların kolay bulunabilirliğini veya kolay güncellene bilirliğinin sağlanmasıdır. Aynı zamanda tüm bun işlemler için kullanılan emek, zaman ve masraflardan da tasarruf edilebilmesi söz konusudur. Bugün kullanılmakta olan tüm verilerin gelecek nesillere sağlıklı ve doğru aktarılması da amaçları arasında yer almaktadır. Bilgi akışının kurumsal olarak sağladığı faydalar;

  •          Veri tekrarlarının önüne geçilmesi amaçlanır.
  •          Doküman hazırlama maliyetlerinin azalmasını sağlar.
  •          Dokümanlara erişimin kolaylaşması sağlanır.
  •          Bilgi paylaşımı kolaylaşır.
  •          İçerik bakımından doküman kalitesinde artış sağlanır.
  •          Kurumsal açıdan veri bütünlüğünün korunması amaçlanır.
  •          Dokümanların tekrar kullanılabilir olmasını sağlamaktadır.
  •          Yeni doküman yaratmayla oluşabilecek zaman kaybının önlenmesini sağlamaktadır.

 

Dijital Doküman Yönetimi Konusunda Neden Hizmet Alınmalıdır?

DYS olarak kısaltılmış olan dijital doküman yönetim sistemi altyapıları, genel olarak veri tabanı ve sunucu formatına yakın olan bir prensipte çalışmaktadırlar. Mevcut olan bir sunucu ya da sanallaştırılmış bir altyapı üzerinden, ortak bir kullanıma açılmaktadırlar. Bu paylaşım alanı sayesinde şirket içerisindeki farklı birimler, arşivlenen belgelere erişebilmektedir. Birbirleriyle bağlantılı olan, ortak erişime açılmış bir alan üzerinden faaliyet göstermekte olan DYS altyapıları sayesinde belge yönetimlerini gerçekleştirmektedirler. Bunun yanında DYS kapsamında işletmelerin farklı ihtiyaçlarına farklı şekillerde yanıt vermekte olan dijital arşiv yazılımları da tasarlanabilmektedir. Çeşitli kullanım opsiyonları sunmakta olan, dijital arşiv yazılımları sayesinde işletmeler, belge ve dokümantasyon işlemlerini daha sistemli hale getirmektedirler. Aynı şekilde tasarlanacak olan sistemler, işletmelerin mevcut veri tabanı altyapıları ya da sunucu sistemleri ile dejenere edilebilir. Böylelikle işletmeler, dokümantasyon ve belge arşivleme süreçlerini başarılı bir şekilde dijitale adapte etmektedirler. Bu sayede işletmeler dijitali etkin kullandıkları için iş dünyasında karışıklıklara sebebiyet veren nedenlerden uzaklaşmaktadırlar.

Dijital Doküman Yönetim Sisteminin Tarama işlemleri Nasıl Gerçekleşir

Dijital Doküman yönetim sistemleri altyapıları çok yönlü sistemler olarak tasarlanmakta olan iş dünyasında birçok işletmenin işini kolaylaştıran belgelerinin karışmamasını aynı zamanda düzenli olarak aradıklarını aradıkları vakit bulmalarını sağlayan düzenli iş yönetimi olarak kullanılan dijital çözümlerdir. Bu yöntemin kullanılması durumunda işletmeler hesaplarını, yapılan işlerini ve gelecekte yapacakları işleri bile korumaya almaktadırlar. Şirketlerin dijital dünyanın dinamiklerine uyum sağlayabilmesi durumunda ve dahilinde birçok fayda sağlayan bu yazılımların kullanım avantajları genel olarak şu şekilde sıralanmaktadır.

Karmaşık Belge Akış Sürecini Berraklaştırma: Karmaşık belge akış sürecini berraklaştırmak işletmelerin dijital dünyada var olmaları adına çok mühimdir.  Karmaşık belge akış süreci, çoğunlukla kurumsal yapıların veya resmî kurumların iş akışlarındaki en zorlayıcı etkenlerden biridir. Dijital dünyanın dijital doküman ve arşiv yönetimi gibi olanakları sayesinde konuyla ilgili adları geçen işletmeler, karmaşık dokümantasyon süreçlerini berraklaştırarak organize edebilirler. Bunun için de karmaşık belge akış sürecini berraklaştırma işlemine ihtiyaç duymaktadırlar. Karmaşık belge akışı süreci berraklaştırılmaz ise aranılan ve bulunamayan belgeler aynı zamanda eksik doldurulan birbiriyle karışmış olan belgeler bir işletmenin tün iş akışını tamamen değiştirebilmektedir.

Veri Tabanı Yapısı ile Entegre Kullanım: Veri tabanı yapısını entegre kullanım iş dünyasında yer alan tüm dosyaların güvenliğini sağlamak için çok önemli olmaktadır. İşletmelerin sahip oldukları veri tabanları ve sunucuları, onların tüm iş akışları için en önemli donanımları arasında yer almaktadır. Bu bağlamda, doküman arşiv yönetim sistemi gibi seçenekleri ile veri tabanı donanımlarıyla entegre kullanım seçenekleri kolaylıkla sağlanmaktadırlar. Veri tabanı yapısını entegre bir şekilde kullanmak oluşabilecek tüm sorunların en kısa sürede çözülmesini sağlamaktadır.

Belge Erişile bilirliğinin Geliştirilmesi: Belge erişe bilirliğinin geliştirilmesi lazım olan tüm belgelerin kolay erişilmesini sağlamaktadır. Belge erişe bilirliği, özellikle bulut tabanlı sistemlerin yaygınlaşmasıyla daha da kolay bir hale gelmiştir. Bulut tabanlı kullanım seçenekleri sunan arşiv yönetim sistemleri, belgelerin paylaşımlı ortamlarda barındırılmasına da olanak tanımaktadır. Böylelikle belgeler işletme içindeki farklı birimler arasında kolaylıkla paylaştırılabilir hale gelmiştir. Bahsi geçen kullanım seçeneği ile iş süreçlerini kolaylaştırmakla birlikte farklı departmanlar arasındaki iletişim zorluğunun da ortadan kalkmasını sağlamaktadır. Farklı departmanlar arasındaki zorlukların ortadan kalkması işletmenin tüm birimlerinin aynı anda kontrol edilebilirliğini sağlamaktadır. Kontrol altında tutulan işletmenin departmanları sorunsuz bir şekilde çalışma imkânı bulmaktadır.

Yüksek Sınıflandırıla Bilirlik ve Organize Edilebilirlik: Dijital Belge yönetim sistemleri kapsamında bir diğer önemli kullanım avantajı da belgelerin kolay organize edilebiliyor olmalarının etkinlik sürecidir. Bu doğrultuda, sistem kullanıcısı olmakta olan işletmeler mevcut arşiv yapılarını dijitale adapte etmekle kalmamaktadırlar. Aynı zamanda, karmaşık arşiv yapılarını kategorize etmek, belirli sınıflara ayırmak gibi avantajlar da elde etmektedirler. Karmaşık arşiv yapısı kategorize edilemez ise işletmeler acil durumlarda bulmaları gerekmekte olan belgeleri bulamaya bilmektedirler. Aynı zamanda belirli sınıflara ayrılmayan belgeler ise departmanlar arasında karışıklığa yol açabilmektedirler. Her işletmede her departmanın görevi ve buna bağlı olarak çalışma belgeleri farklıdır. Bu belgelerin karışması durumunda işletmenin tüm işleri karışabilmektedir.

OCR nedir? OCR Sistemi ne İşe Yarar?

Optik karakter tanıma anlamına gelmekte olan OCR teknolojisi, dijitalleştirilmiş veri çıkarma işlemine yaramaktadır. Aynı zamanda bütün maliyetlerden ve diğer kaynaklardan kullanım maliyetlerinin düşmesiyle işletmelere kar sağlayan bir yöntemdir. Metin tanıma olarak da adlandırılan OCR sistemi taranan belgelerden ve kamera görüntülerinden yalnızca görüntü içermekte olan PDF’ler kullanılır.

Optik karakter tanıma (OCR) yazılımı, görüntü üzerinde yer alan harfleri ayırır, ayırdıklarını kelimelere dönüştürür ve de ardından bu kelimelerden cümleler oluşturmaktadır. Bu sayede fiziksel ortamlardan alınmakta olan orijinal içeriğe dijital erişim şansı sağlamaktadır. OCR manuel veri girişine duyulan ihtiyacı ortadan kaldırmaktadır. OCR işlemleri bilindiği üzere basılı kopyası bulunmakta olan yasal veya tarihi belgelerin PDF konumuna dönüştürülmesi adına kullanılmaktadır. Böylece kullanıcılar OCR kullanıcıları aradıkları belgeleri bir kelime işlemci ile oluşturulmuş gibi biçimlendirebilir, düzenleyebilir ve de arayabilmektedirler.

Dijital Doküman Yönetimi hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki bağlantılardan bize ulaşabilirsiniz.

+90 262 728 13 35 +90 538 045 87 93 İletişim Formu

Dijital Doküman Yönetiminin Faydaları; 

 

  • Kullanılacak belgelerin arşivde fiziksel olarak aranması ile doğacak zaman ve işgücü kaybının ortadan kaldırılması
  • Belgelerin kaybolma riskine karşı, dijitalleştirilerek güvenliğinin sağlanması
  • Belgelerin sürekli dosyasından çıkarılma ihtiyacının ortadan kalkması ile fiziksel olarak
            yıpranmasının azaltılması
  • Belgelerin dosya bütünlüğünün ve içerik orijinalliğinin korunması
  • Belgelere erişimin yetki bazlı sınırlandırılması ve takip edilebilir olması
  • Aynı anda birden fazla kişinin yetkileri ölçüsünde aynı belge üzerinde çalışabilmesi ve çoklu
            erişim
  • Bir dosyanın varlığının hızlı bir şekilde teyit edilerek kullanılmasının sağlanması
  • Belgelerin dijital olarak kurum içi iş akışına dahil edilmesi ile erişimin hızlı olmasına bağlı
            olarak kurum içi verimliliğin artması
  • Özellikle yasal saklama süresi sonsuz ya da uzun olan belgeler zaman içinde mutlaka
            yıpranmaktadır. Dijital ortama aktarılması ile mevcut görüntü kalitesi korunmuş olacaktır
  • Kelime bazlı arama işlemiyle o kelimenin geçtiği sayfalara ulaşılması
  • Tüm sürecin yasalara uyumlu olarak yürütülmesi

Sıkça Sorulan Sorular

Dijital arşive nasıl geçilir?

Öncelikle, arşivinizin tümü veya ilgili bölümleri metin aramasına (OCR) uygun olarak taranır. Dijital belgelerinizin kayıt işlemleri gerçekleştirildikten sonra bulut tabanlı arşiv üzerinden kullanımınıza sunulur.

Belgelerimi yetkisiz erişime karşı koruyabilir miyim?

Tabi ki. Bireysel izinler atama veya sisteme uygunluğu, gün ve yere bağlı olarak sınırlandırmanızı sağlayan erişim yönergelerini belirleme seçeneğiniz vardır. Örneğin; IP grubunu erişim haklarıyla tanımlayabilirsiniz, böylece sisteme yalnızca çalışma saatleri içinde ve ofisinizde erişebilirsiniz.

Neden bulut tabanlı arşiv?

Bulut tabanlı sistemler, kişisel bilgisayarlardan daha güvenlidir. Gizlilik açısından tercih edilmektedir. Lisans maliyeti ve sermaye altyapısını azaltarak maliyet tasarrufu sağlar.

Sistem hangi tür dosyalara izin veriyor?

PDF, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint vb.) gibi dosyalarınızı REISSWOLF Doküman Yönetimi Sistemi'ne doğrudan aktarabilirsiniz. Tüm dosyalarınızı ek bir yazılıma ihtiyaç duymadan görüntüleyebilirsiniz.