Living. Data.

Fiziksel arşivlerinizi yönetmek üzere tasarlanmış olan bu güvenli web portalı; iki farklı şekilde veya ikisinin kombinasyonu olarak kullanılabilir. RWAM, tesislerimizde saklanan arşivlerinizi yönetmenizi sağlar. RWASoffice ise evrak arşivlemenin bir kısmının müşteri lokasyonunda yürütüldüğü durumlarda iç arşivin yönetilmesini sağlar. Ancak her ikisi de aynı kullanım profiline sahiptir. Bu şekilde dahili ve harici arşiv yönetimi problemsiz ve entegre bir şekilde sağlanmaktadır.

RWAM nedir?

RWAM İngilizce ve farklı dillerde kullanılmaktadır. Her dilde farklı bir anlam ve işleyişi olan bir kuruluştur. Bu anlamlardan bir tanesi de fiziksel arşivleri yönetmek üzere tasarlanmış olan güvenli web portalı olmuş olmasıdır. RWAM iki ayrı şekilde kullanılabilmektedir. Aynı zamanda iki konunun kombinasyonu halinde de kullanılabilmektedir. RWAM eğer bir işletme iseniz ve bu işletmenin verilerini ya da arşivlerini korumakta zorluk çekiyor iseniz sizin yerinize verilerinizin ve arşivlerinizin güvenliğini sağlamakta olan bir kuruluştur. Aynı zamanda RWAM, tesislerinde saklanmakta olan arşivlerinizi ve verilerinizi yönetme şansı tanımaktadır. Her türlü bilginize yetkili birini veya kendinizi görevlendirerek ulaşabilir aynı zamanda ulaştığınız belgeler üzerinde oynama değiştirme yapabilirsiniz. Bu sayede dahili ve harici arşiv yönetiminiz hiçbir sorun çıkmadan ve bütünleşmiş bir şekilde ilerlemektedir.

Arşiv Yönetim Sistemi Nedir?

AYS (Arşiv Yönetim Sistemi) tüm kurum ve kuruluşların oluşumunu ve yürütmesini sağlayan bilgi ve belgelerin, iş sürecinin sürekliliği açısından güvenli bir şekilde depolanmasını sağlayan bir sistemdir.  Arşivin düzenli yönetilmesi sayesinde belgelerin yıpranması, kaybolması ya da karışmasının önüne geçilmektedir. Bu sistem ile bilgiye erişim daha kolay hale gelir çünkü saatlerce aranılan ve bulunamayan belge dijital ortamda tek tıkla bulunabilmektedir. Arşiv yönetimi devletin, işletmelerin ve özel kuruluşların hakkında özel bilgileri himayesinde barındırmaktadır. Ayrıca depolanan ve saklanan bilgiler gelecek nesillere bile bozulmadan güvenle aktarılabilir. Arşiv yönetim sistemi arşiv bilgilerinin kâğıt ya da rapor olarak kullanılmasının yol açtığı sorunlar ve masrafları ortadan kaldırırken aynı zamanda ulaşılabilirliğini de kolaylaştırmaktadır.

Arşiv Yönetim Sisteminin Sağladığı Yararlar:

  •          Zamanın etkin kullanılması sayesinde zaman tasarrufu sağlar.
  •          Sadece yetkililer bilgiye erişebildiğinden dolayı daha güvenlidir.
  •          Evrakların daha ulaşılabilir olmasını sağlar.
  •          Dosyaların kaybolmasını ya da yıpranmasını önler.
  •          Belge saklama maliyetini en aza indirir.
  •          Doğal afet durumlarında belgelerin korunmasını ve zarar görmemesini sağlar.
  •          Arşive ödenen miktarı en aza indirir.

Arşiv yönetim sisteminin kullanılmadığı zamanlarda aranılan bilgilere ulaşılma imkanları daha kısıtlı belgelerden yapılmaktaydı. Bu sistemin yaygınlaştırılması sayesinde aranılan bilgilere daha hızlı ulaşım imkânı sağlanırken aynı zamanda belge üzerindeki olası yanlışlar sistem tarafından kolaylıkla düzeltilebilmektedir. Belgenin aranılma ve incelenmesine giden fazla vakit bu sistem sayesinde en aza indirilirken o tasarruf edilen süre ise işlerde daha verimli olmak için harcanılmaktadır. Arşivin önemi her türlü belgenin günümüze kadar bozulmadan gelmesini sağlamaktır. Bu konuyu da Arşiv yönetim sistemleri kolaylıkla halletmektedirler.

AYS’de Nelere Dikkat Edilmelidir?

Arşiv yönetim sistemi, sistematik bir şekilde çalışılması gerektiği için her adımına özen gösterilmelidir. Arşiv yönetim sistemleri birbirinden farklı olan iki modülden oluşmaktadır. Bunlar evrak takip sistemi ve proje yönetim sistemi olarak ayrılmaktadır. Bu iki sistem birbirleriyle bağlantılı olarak çalışmaktadır. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda evrak takip sistemi kullanılmaktadır. Proje hizmetleri için yapılmış çalışmaları ve onlara ait olan bütün belgeleri proje yönetim sistemi yönetmektedir.  Proje yönetim sistemi restorasyon ve kentsel dönüşüm projelerini, ihale dosyalarını, fotoğrafları, kurum ve kuruluş raporlarını düzenlemek ve sisteme kaydetmeye yardımcı olmaktadır. Sayısal formatlarda olan dosyalar sisteme kaydedilmesi en kolay olan dosyalardan bir tanesidir. Belgelerin kaydedilmesi sırasında arşiv yönetim sistemi kullanıcılarına doküman kullanıcı bilgilerinin girilmesini isteyecektir. Söz konusu olan profil bilgileri, dokümanın tipi, dokümanın özü, geldiği yer, alt sektör, üst sektör, sektör bilgileri vb. bilgilerin arşiv yönetimine kaydedilmesi adına önem arz etmektedir. Sisteme kayıtlı olan her belge bir indeks numarası almaktadır. Bu indeks numaraları sayesinde sistemden belgelerin takibi yapılmaktadır.

AYS’yi Yanlış Kullanım Nelere Sebebiyet Vermektedir:

  •          Evraklar arşiv yönetim sistemine kod ile kaydedildiklerinden dolayı kodun kayıt sırasında yanlış ya da eksik girilmesi durumunda sonraki kayıt ve diğer aşamaların tamamının yanlış olması sonucunu doğuracaktır.
  •          Resmi yazılarda birden fazla standart dosya plan kodunun kullanılması isteniliyorsa, bu yazıların her birinin ayrı ayrı üretiliyor olması gerekmektedir. Buna dikkat edilmemesi durumunda bir konunun içerisine çok fazla konu girerek bu konuların birbirine karışmasına sebebiyet verecektir.
  •           Arşiv faaliyet raporlarının, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderilmemesi çok ciddi sorunlara yol açmaktadır.
  •          Uygunluk testinin sağlıklı ve titiz bir şekilde yapılmamış olması da ciddi sorunlara yol açmaktadır.
  •          Her senenin ocak ayı içerisindeki yapılması gerekli ve zorunlu olan önceki yıla ait arşiv malzemenin, ilgili birimlerince gözden geçirilmemesi, dolayı ile, işlemin tamamlanamamasına yol açmaktadır. İşlemi devam etmekte olanlar ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırımın yapılmaması gerekmektedir.
  •          İmha işleminin kurum arşivi kurulmadan yapılmaya çalışılması soruna yol açmaktadır.
  •          İmha işlemi hakkında yeterli bilgiye sahip olamayan personeller işletme ve bilgilerin işlenmesi konusunda ciddi sorunlara yol açmaktadır.
  •          Arşivlerle ilgilenen teknik personel yetersizlikleri ya da o alanda çalışmakta olan personellerin sürekli değiştirilmesi teknik sorunlara yol açmaktadır.

Sorunlar örneklerle çoğaltılabilmektedir. Teknik yeterliliğe ulaşmış işletmelerde ise bu sorunlar yok denilecek kadar az almaktadır. Arşiv yönetim sistemi bakımından gelişmiş personellere ve gelişmiş teknolojilere ulaşmış işletmeler çıkan herhangi bir sorunu kolaylıkla çözebilmektedir. Bu konuda danışmanlık almak isteyen işletmeler en iyi arşiv yönetimine sahip olan şirketleri çok iyi araştırmalıdır. İyi seçilen bir işletme sayesinde iş kolaylığı sağlanmaktadır.

RWAM Özellikleri ve Avantajları

RWAM kullanıcısı olan işletmeler verilerine daha kolay ulaşabilmektedir. Ulaştıkları verileri görevlendirdikleri yetkili üzerinden değiştirip güncelleyebilme hakkına sahip olmaktadırlar. Her daim korunan ve gizlenen bilgileri sayesinde güvenli iş anlayışına sahip olabilmektedirler.

Yetki Bazlı Erişim: RWAM her belge grubu için farklı yetkilendirmelere sahiptir. Her belge ayrı özen ayrı bir düzen istemektedir. Kullanıcıların bu anlamda belgeleri daha yetkin olmaktadır. Farklı yetkilendirmelere sahip belgeler kolayca ayrıştırılabilir ve geliştirilebilir.

İzlenebilir İşlem Geçmişi: Tüm işlemler kayıt altına alınmaktadır. Kayıt altına alınmış olan bu belgeler kolayca raporlanabilmektedir. Kayıt altına alınan bilgilere kolay erişim imkânı tanır. Bilgiler kayıt altında olduğu için yıpranma ve kaybolma olmamaktadır.

Güvenli İmha için Talep Oluşturma: Süreli belgelerin imha tarihleri vardır. Bazı belgeler uzun süreli saklanmak istemez ve belirlenen tarihte imha edilmesi istenir. Sistem işletmelere imha tarihe gelen belgeler hakkında bilgilendirir. İşletme onayı sonrasında imha tarihi gelen belgeler kalıcı olarak silinmektedir.

Belge Talebi Oluşturma: Sistem işletmeler için bazı belgeleri istek doğrultusunda saklamaktadır. Bu belgelere ulaşmak isteyen işletmeler kullanmış oldukları sistem üzerine bir belge istek talebinde bulunurlar. Bu istek talebi sonrasında işletmelere istedikleri belgeler 24 saat içerisinde gönderilmektedir.

Detaylı Arama: Sistem üzerinden oluşturmuş olduğunuz belgelerin tarih, departman ya da dosya tipleri filtreleme sayesinde envanter üzerinden kapsamlı olarak aramalar gerçekleştirebilmekte aradığınız belgeyi istediğiniz şekilde kolaylıkla bulabilmektesiniz. Belgelerin kendilerine ait olan kodlarını yazarak kolaylıkla belgeye ulaşabilir, ulaştığınız bu belgeler üzerinde değişiklik ya da hata düzeltmeleri yapabilmektedir.

RWAM Hakkında Sık Sorulan Sorular

1.       RWAM nedir ne için kullanılmaktadır?

RWAM işletmelerin dosya ve belgelerini daha kolay saklayabilmesini sağlayan ve bu konuda onlara imkanlar tanımakta olan bir işletmenin adıdır. Dosyaların daha etkin kullanımını sağlayan gelecek nesillere sorunsuz aktarılmasına öncülük eden bir kuruluştur. Belgelerinin güvende olmasını isteyen işletmeler kullanmaktadır.

2.       RWAM’ı hangi işletmeler kullanmaktadır?

 RWAM’ı dosyalarının güvende olmasını isteyen bu iş için fazla maliyetten ve iş gücünden kaçınmak isteyen tüm işletmeler ve kuruluşlar tarafından kullanılmaktadır. Devlet kurumları, özel kurum ve kuruluşlar vb.

 


Öne Çıkanlar

  • Yetki Bazlı Erişim: Her doküman grubu için farklı yetkilendirmeler yapılabilir.
  • İzlenebilir İşlem Geçmişi: Tüm işlemler kayıt altına alınır ve kolayca raporlanabilir.
  • Güvenli İmha için Talep Oluşturma: Sistem imha tarihi gelen belgeleri size hatırlatır. Onayınız ile bu belgeler imha edilir.
  • Belge Talebi Oluşturma: Tesislerimizde saklanan belgelerinize ihtiyaç duyduğunuzda sistem üzerinden oluşturacağınız talep ile 24 saat içerisinde size ulaştırılmasını sağlayabilirsiniz.
  • Detaylı Arama: Sistem üzerinde tarih, departman, dosya tipi vb. filtreler ile envanter üzerinde kapsamlı aramalar gerçekleştirebilirsiniz.