Living. Data.

2008 yılından beri Türkiye’de Entegre Doküman Yönetimi; Fiziksel Arşiv Yönetimi, Dijital Doküman Yönetimi ve Güvenli İmha süreçleri konusunda uçtan uca çözüm sağlayan REISSWOLF Türkiye ile 1994 yılından beri Türkiye ve Avrupa’daki uluslararası kuruluşlara hizmet veren teknoloji ve servis sağlayıcısı olan BIS Çözüm güçlü yönlerini birleştirerek, 2020 yılında bir iş ortaklığı kurdular. REISSWOLF Türkiye'nin sektördeki bilgi birikimi, tecrübesi ve arşiv konusuna olan hakimiyeti ile BIS Çözüm’ün teknoloji, yazılım, entegrasyon ve Ar-Ge tecrübeleri birleşerek, hızlı ve güvenilir çözümler sunmak için güçlü bir adım atılmıştır. ‘’İş çözümleri ve teknoloji alanında çeyrek asırlık tecrübeye sahip olan BIS - Business Integration Services ile birlikte geliştirmiş yeni dijital arşiv uygulaması’’

Öne Çıkanlar

 

  • Türkiye’de Veri Saklama
  • Bulut Tabanlı veya Şirket İçi Kurulum
  • Detaylı Yetkilendirme ve İzlenebilir İşlem Geçmişi 
  • İhtiyaca Özel Belge Kategorizasyonu
  • İhtiyaca Özel Dosya Yapısı
  • Taranan Tüm Arşive Anlık Ulaşma veya Yeni Belge Yükleme
  • Veri Saklama Yasalarına Uyumlu Dijital Arşiv Düzeni
  • Tüm Cihazlardan Kullanım İmkanı
  • Kolay Dosya Yükleme İmkanı (Sürükle – Bırak)
  • Görsel Tarama (OCR) ve Tam Metin Arama
  • Güvenli Klasör ve Dosya Paylaşımı



Doxagon hakkında daha kapsamlı bilgi almak için tıklayınız.

 

DOXAGON Nedir

Doxagon ve DYS sayesinde veriler şirket içi sunucular ya da bulut ortamlarında güvenle saklanmaktadır. Şirketler için artık bir ihtiyaç haline gelen Doxagon – DYS hizmetleri, dijital arşivleme üzerinden şirketlerin bilgi güvenliği ve maliyet azaltılması başta olmak üzere pek çok konuda avantaj elde etmesini sağlamaktadır. Kurum ihtiyacına yönelik yapılan düzenlemeler ile kategorizasyon ve erişim kısıtları üzerinden ilerlenen süreçte şirketler için sağlıklı dijitalleşme uygulanmaktadır.

Kısaca Doxagon

2008 yılından beri türkiye’de entegre doküman yönetimi; fiziksel arşiv yönetimi, dijital doküman yönetimi ve güvenli imha süreçleri konusunda uçtan uca çözüm sağlayan reısswolf türkiye ile 1994 yılından beri türkiye ve avrupa’daki uluslararası kuruluşlara hizmet veren teknoloji ve servis sağlayıcısı olan bıs çözüm güçlü yönlerini birleştirerek, 2020 yılında bir iş ortaklığı kurdular.

Reısswolf türkiye'nin sektördeki bilgi birikimi, tecrübesi ve arşiv konusuna olan hakimiyeti ile bıs çözüm’ün teknoloji, yazılım, entegrasyon ve ar-ge tecrübeleri birleşerek, hızlı ve güvenilir çözümler sunmak için güçlü bir adım atılmıştır.

‘’iş çözümleri ve teknoloji alanında çeyrek asırlık tecrübeye sahip olan bıs- business ıntegration services ile birlikte geliştirmiş yeni dijital arşiv uygulaması’’

Doxagon Nedir?

Doxagon, biriken belgelerden kaynaklı olarak şirket bünyesinde bulunan ve şirketin özel/önemli bilgilerine sahip olan dosyaların kontrolsüz çoğalmalarının, süreç akışının belge çokluğundan kaynaklı yavaşlamasını engelleyen bir doküman dijitalleştirme hizmetidir.

Özellikle orta ölçekli ve büyük ölçekli firmalarca tercih edilen bu sistemler ile maliyetlerden tasarruf, bilgi güvenliği, erişim kolaylığı, kaliteli zaman yönetimi ve şirket bilgilerinde sızma/kötüye kullanım durumlarının önlenmesi gibi avantajlar sağlanmaktadır.

DYS Nedir?

DYS; Doküman Yönetim Sistemi anlamına gelen bir kavramdır. Doküman yönetim sisremi sayesinde elektronik ortamdaki doküman, belge, bilgiler, sözleşmeler vb. tüm evraklar organize edilebilmektedir. Sıklıkla geri dönüşe gerek duyulan fiziksel ortam evraklarının taranarak indekslenmesi ile DYS içerisine alınması süreciyle çalışılmaktadır. Bu sayede belgelere hızlı kolay ve güvenilir ulaşım sağlanabilmektedir.

Genellikle hardcopy dokümanları farklı ve türe göre tarama teknikleri kullanılarak sayısallaştırılmalarını sağlayan ve internet ortamına alan DYS; yasal olarak saklanma sürelerine sahip olan, intranet ya da internet üzerinde yetkili personellerde araştırmaya açabilme, sorgulayabilme, görüntüleyebilme ve raporlama modüllerini de içeren bir yönetim sistemi olarak hizmet vermektedir.

Bulut veya On-Premise Farkı Nedir?

Bulut ve On-premise kavramları, birbirlerine karıştırıldıkları için sıklıkla kişiler Bulut veya On-premise farkı nedir sorusunu sormaktadırlar.

Günümüzde hızla ilerleyen ve gelişen dijitalleşme; artık işletmelerde lüks ihtiyaç değil temel ihtiyaç haline gelmiştir. On-premise yani Şirket İçi sistemler de bu sayede geliştirilen dijitalleştirme hizmetlerini ifade eden terimlerden birisi. Sistemler için asıl önemli olan nokta her zaman güvenlik olmaktadır. Veri güvenliği; şirket içi (On-premise) sistemler ile güvenli bir şekilde sağlanabilmektedir. BT ekibince yönetiliyor olması, şirket içi sistemleri daha güvenilir gibi gösterse de tüm çözümün yönetimi için harcanılan emekler ve maliyetler yönünden bulut sistemlerinden geride olan ve daha fazla harcamaya neden olan bir sistem olduğu konusunda çoğu kişi hem fikir olmaktadır. Şirket içi sistemlerde oluşan olası bir problemde entegrasyon uygulamaları, yazılım lisansları ve konuyla ilgilenecek BT çalışanları gerekecektir. Bu maliyetler yerine bulut sistemler her zaman daha çok tercih edilebilir görülmektedirler.

Bulut sistemler, On-premise’den çok daha farklı ve fazla imkân sunan sistemler olmaktadırlar. Şirket içinin aksine, şirket içerisinde tek bir ortamda veri ulaşımı sağlanabilirken bulut sistemlerde 3. Taraf sağlayıcılar tarafından tüm veri saklanmaktadır. Bu sayede şirketin ödeme düzeni, gereksinim farkındalığı, iş büyütülmesi gibi konuları ön plana çıkarak ölçeklendirmeler yapılabilmektedir. Bulut sistemlerinin sermaye giderine ihtiyaç duymaması, düzenli veri kayıt imkânı ve yedekleme işlemleri için ödeme alınması şirketler için cazip gelmektedir. Bulut sistemler için BT ekibine ihtiyaç duyulmamakta ve yetkili kişiler anında ulaşım sağlayarak dokümanlara ulaşabilmektedirler.

DYS Sistemlerinde Nelere Dikkat Edilmeli

DYS sistemlerinde nelere dikkat edilmeli sorusu, oldukça önem taşıyan bir konuyu yansıtmaktadır. Şirket içerisindeki günlük doküman sirkülasyonları, çalışanların ve toplantı tutanaklarının oluşturduğu belge kullanımları, müşteri ziyareti belgeleri, teklif dosyaları vb. dokümanların sayısı; takibi zor olan bir yoğunlukta gerçekleşmektedir. Bu yoğun akışın yönetimi için dijitalleştirme, büyük bir avantaj sağlamaktadır. Ancak; işletme içerisinde DYS sistemini kullanmak kadar doğru DYS sistemini seçmek de önem taşımaktadır.

Şirket ihtiyaçları ne özellikleri ön planda tutularak bazı noktalara dikkat edilmesi ve en uygun DYS Sisteminin seçilmesi için öncelikle hedef belirlenmesi gerekmektedir. Bir DYS’ye karar vermeden önce hedefler belirlenerek; doküman bulunmasını ve paylaşılmasını kolaylaştırmak, verimliliği arttırmak, kağıt kullanımını azaltmak, farklı bölüm çalışanlarının aynı dokümanlara ulaşmasını ya da ulaşamamasını sağlamak, iş birliğini geliştirmek, kimlik tanıma vb. işlevlerle güvenlik protokollerini geliştirmek gibi işlevlerden hangilerinin şirket için ön planda olması gerektiği belirlenmelidir.

Doğru DYS seçiminde; iş süreçlerinin tanımlanması da önemlidir. Kritik iş süreçleri belirlenmeli ve iş akışlarında çözüm ile optimize edilmesi gereken ana konular seçilmelidir. İyi ve doğru bir DYS; dokümanlara ait son halin alınmasının öncesinde inceleme ve onay süreçlerinin işlevsel olarak kullanılabilmesini sağlayabilmelidir. Periyodik hatırlatıcı işlevleri, düzenleme izinlerinde kısıtlamalar gibi DYS avantajlarından yararlanabiliyor olmak iş süreçlerinde kaliteyi artırmaktadır.

Doxagon Özellikleri ve Avantajlarının Açıklanması

Dijital doküman sistemi olarak faaliyet gösteren Doxagon özellikleri sayesinde şirkete ait bütün dökümanlar dijitale dönüştürülebilmektedir. Aynı zamanda yedekleme ve arşivleme hizmeti de Doxagon ile yapılan dijitalleştirme faaliyetinin içerisinde yer alan kolaylıklardandır. Personel bazında yetkilendirmelerin yapılması ile departmana ve personele göre erişim ve işlem kısıtları tanımlanmaktadır. İlgili dosyaya, ilgili kişiler erişebilmektedir. Bu sayede uygunsuz erişimlerden ve sonuçlarından şirket korunmuş olmaktadır.

Doxagon Veri Koruma Yasalarına Nasıl Uyum Sağlar?

KVKK, özel hayat gizliliğinden başlayan kişi temel hak ve özgürlüklerini korumak, kişisel verilerin işlenmesini ve gerçek/tüzel kişilerin yükümlülüklerinin belirlenmesi amacıyla çıkartılan 6698 sayılı kanundur. Doxagon’da kanun kapsamında kişisel veriler; kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilgi olarak işleme ise kişisel verilerin tamamının ya da kısmi olarak bir kısmının eldesini, kaydını, depolanmasını, muhafazasını, değiştirilmesini, açıklanmasını, aktarılmasını, ya da kullanımını engelleyen her türlü işlem olarak tanımlanmaktadır. Doxago, aydınlatma metninde belirtilen KVKK aydınlatma yükümlülüğü ile açıklama metnini kullanıcılarına sunmaktadır. Kayıtlara ait işlenme amaçları ve aktarımı, kişilerin ve şirketin sorumlulukları gibi kavramlar açıkça belirtilerek mevzuata uyum sağlanmaktadır. Doxagon veri koruma yasaları sayesinde dolandırıcılık başta olmak üzere bütün yasa dışı ve istenmeyen faaliyetlerin önüne geçilmektedir.

Doxagon ve DYS Hakkında Sık Sorulan Sorular

1.       Bu sistemler ile yükleme süreci nasıl işler?

Dokümanlar tekli ya da çoğul halde sisteme kolaylıkla yüklenmekte ve yüklenme aşamasında belgelerin taranması da sağlanabilmektedir.

2.       Görsel Tarama ne işe yarar?

Tarama yani OCR fonksiyonu bulunmaktadır. Bu sayede ihtiyaca yönelik kullanımla görsel üzerindeki metin aratılarak görsellere ulaşım sağlanabilmektedir.

3.       Yetkilendirme ve paylaşımlar nasıl yapılır?

Kullanıcı baz alınarak tüm yetkiler dosya/doküman/klasör/departman bazında özelleştirilmektedir. Ayrıca istek olması halinde dokümanlar sistem dışı kişilerle paylaşılabilmekte ve yetkilendirmelerin değiştirilmesi tarafınızdan talep gelmesi halinde düzenlenebilmektedir.