Living. Data.

Yeni Ofis Düzeninde Doküman Yönetimi

Hayatın her alanında olduğu gibi iş dünyasında da COVID-19 sebebiyle ciddi bir değişim yaşanıyor. Kimi şirketler ofislerini tamamen kapatırken, kimi şirketler ise hibrit çözümler üretiyorlar. Bu durum, ofislerdeki doküman iş akışlarının da yeni düzene uyarlanmasını gerektirmektedir.

Yeni ofis düzeninde kayıt yönetimi nasıl sağlanacak?

Nasıl ki evden çalışmak veya ofiste yapılan toplantılara kamera ile katılmak artık normal ise belge yönetiminde yeni normal hibrit çözümler olacak.

Nerede çalışırsanız çalışın, evde veya ofiste, bir belge yönetimi politikasına sahip olmak ve çalışanlarınızla bu politikanın ne olduğu hakkında iletişim kurmak önemlidir. Uzaktan çalışanlar için bir belge yönetimi politikası geliştirirken akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:

• Güvenlik

• Kişisel veriler ve gizlilik uyumu

• Dokümanlara erişim ve bunların saklanması

• Kayıtların elden çıkarılması ve imha edilmesi

Uzaktan çalışma düzeninde de, bu kriterlerin hem evlerde hem de ofislerde arşiv niteliğindeki belgeler için sağlanması gerekmektedir. Şirketlerin, bu kriterleri oluşturabilmek için farklı çözümlere ihtiyacı vardır.

Oysaki; güncel evraklarınızı ve arşivinizi daha az maliyetle, daha güvenli bir şekilde saklamanın sürdürülebilir çözümleri var. Doküman yönetiminde uçtan uca çözüm sağlayan uzman bir tedarikçi ile çalışarak tüm sorunlara çözüm üretebilirsiniz.

REISSWOLF Türkiye, fiziksel arşivinizi yasalara uyumlu şekilde saklar ve dijital çözümler ile uzaktan yönetme imkânı sunar.

 

  • Arşiv niteliği olan dokümanlar, REISSWOLF tesislerinde kayıt altına alınarak arşivlenir. Bu işlem, talep doğrultusunda veya periyodik olarak gerçekleştirilir.
  • RWAM yazılımı ile arşive uzaktan erişim sağlanabilir, ihtiyaç duyulan dokümanların yetkililerce saatler içinde ulaşması sağlanır.
  • Gerekli dokümanlar OCR uyumlu tarandıktan sonra REISSWOLF Doküman Yönetim Sistemi’ne aktarılır veya tercih edilen kanallardan çalışanların uzaktan erişimine imkan verilir.
  • Resmi zorunluluklar nedeniyle Fiziksel olarak ihtiyaç duyulan evraklar kayıtlı adresinize 24 saat içerisinde teslim edilir.

  • Saklama süresi biten dokümanlarınız, aynı tesis içerisinde güvenle imha edilir.

 

Bu şekilde; tüm arşivinizi güvende tutarken uzaktan yönetebilir ve yetkilendirilmiş çalışanların ilgili dokümanlara erişimini sağlayabilirsiniz.

Entegre Doküman Yönetimi hakkında daha fazla bilgi almak bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sorularınızı yanıtlamaktan mutluluk duyarız.