Dijital Doküman Yönetimi, KVKK yönetmeliklerine uygun prosedürlerle REISSWOLF tesisinde CCTV ile görsel kayıt altına alınan özel ve güvenliği yüksek alanlarda veya müşteri lokasyonunda gerçekleştirilmektedir. Tarama prosedürleri, TS 13298 (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), ISO/TR18492:2005 (Elektronik Doküman Tabanlı Bilgilerin Uzun Süreli Korunması), ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemi standartlarına göre oluşturulmuştur.

 

Birikmiş olan belgeler, şirket bilgilerine ilişkin dosyaların çoğalması iş süreçlerinin yavaşlamasına yol açabilir.  REISSWOLF, tüm dokümanları müşteri ihtiyaçlarına özel olarak dijitalleştirmekte, yetki tanımlamaları tamamen sizin tarafınızdan belirlenen kişilerin, ihtiyaç duydukları anda kolayda erişebilecekleri bir şekilde kullanımına sunulmaktadır. Taranan tüm belgeler metin aramasına (OCR) uygundur.

Dijital Doküman Yönetiminin Faydaları; 

 

• Kullanılacak belgelerin arşivde fiziksel olarak aranması ile doğacak zaman ve işgücü kaybının ortadan kaldırılması

• Belgelerin kaybolma riskine karşı, dijitalleştirilerek güvenliğinin sağlanması

• Belgelerin sürekli dosyasından çıkarılma ihtiyacının ortadan kalkması ile fiziksel olarak
        yıpranmasının azaltılması

• Belgelerin dosya bütünlüğünün ve içerik orijinalliğinin korunması

• Belgelere erişimin yetki bazlı sınırlandırılması ve takip edilebilir olması

• Aynı anda birden fazla kişinin yetkileri ölçüsünde aynı belge üzerinde çalışabilmesi ve çoklu
        erişim

• Bir dosyanın varlığının hızlı bir şekilde teyit edilerek kullanılmasının sağlanması

• Belgelerin dijital olarak kurum içi iş akışına dahil edilmesi ile erişimin hızlı olmasına bağlı
        olarak kurum içi verimliliğin artması

• Özellikle yasal saklama süresi sonsuz ya da uzun olan belgeler zaman içinde mutlaka
        yıpranmaktadır. Dijital ortama aktarılması ile mevcut görüntü kalitesi korunmuş olacaktır

• Kelime bazlı arama işlemiyle o kelimenin geçtiği sayfalara ulaşılması

• Tüm sürecin yasalara uyumlu olarak yürütülmesi