Living. Data.

Dijital Doküman Yönetimi

Dijital Doküman Yönetimi, KVKK yönetmeliklerine uygun prosedürlerle REISSWOLF tesisinde CCTV ile görsel kayıt altına alınan özel ve güvenliği yüksek alanlarda veya müşteri lokasyonunda gerçekleştirilmektedir. Tarama prosedürleri, TS 13298 (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), ISO/TR18492:2005 (Elektronik Doküman Tabanlı Bilgilerin Uzun Süreli Korunması), ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemi standartlarına göre oluşturulmuştur.

 

Birikmiş olan belgeler, şirket bilgilerine ilişkin dosyaların çoğalması iş süreçlerinin yavaşlamasına yol açabilir.  REISSWOLF, tüm dokümanları müşteri ihtiyaçlarına özel olarak dijitalleştirmekte, yetki tanımlamaları tamamen sizin tarafınızdan belirlenen kişilerin, ihtiyaç duydukları anda kolayda erişebilecekleri bir şekilde kullanımına sunulmaktadır. Taranan tüm belgeler metin aramasına (OCR) uygundur.


Dijital Doküman Yönetiminin Faydaları; 

 

Kullanılacak belgelerin arşivde fiziksel olarak aranması ile doğacak zaman ve işgücü kaybının ortadan kaldırılması

Belgelerin kaybolma riskine karşı, dijitalleştirilerek güvenliğinin sağlanması

Belgelerin sürekli dosyasından çıkarılma ihtiyacının ortadan kalkması ile fiziksel olarak
        yıpranmasının azaltılması

Belgelerin dosya bütünlüğünün ve içerik orijinalliğinin korunması

Belgelere erişimin yetki bazlı sınırlandırılması ve takip edilebilir olması

Aynı anda birden fazla kişinin yetkileri ölçüsünde aynı belge üzerinde çalışabilmesi ve çoklu
        erişim

Bir dosyanın varlığının hızlı bir şekilde teyit edilerek kullanılmasının sağlanması

Belgelerin dijital olarak kurum içi iş akışına dahil edilmesi ile erişimin hızlı olmasına bağlı
        olarak kurum içi verimliliğin artması

Özellikle yasal saklama süresi sonsuz ya da uzun olan belgeler zaman içinde mutlaka
        yıpranmaktadır. Dijital ortama aktarılması ile mevcut görüntü kalitesi korunmuş olacaktır

Kelime bazlı arama işlemiyle o kelimenin geçtiği sayfalara ulaşılması

Tüm sürecin yasalara uyumlu olarak yürütülmesi

Dijital arşive nasıl geçilir?

Öncelikle, arşivinizin tümü veya ilgili bölümleri metin aramasına (OCR) uygun olarak taranır. Dijital belgelerinizin kayıt işlemleri gerçekleştirildikten sonra bulut tabanlı arşiv üzerinden kullanımınıza sunulur.

Belgelerimi yetkisiz erişime karşı koruyabilir miyim?

Tabi ki. Bireysel izinler atama veya sisteme uygunluğu, gün ve yere bağlı olarak sınırlandırmanızı sağlayan erişim yönergelerini belirleme seçeneğiniz vardır. Örneğin; IP grubunu erişim haklarıyla tanımlayabilirsiniz, böylece sisteme yalnızca çalışma saatleri içinde ve ofisinizde erişebilirsiniz.

Neden bulut tabanlı arşiv?

Bulut tabanlı sistemler, kişisel bilgisayarlardan daha güvenlidir. Gizlilik açısından tercih edilmektedir. Lisans maliyeti ve sermaye altyapısını azaltarak maliyet tasarrufu sağlar.

Sistem hangi tür dosyalara izin veriyor?

PDF, Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint vb.) gibi dosyalarınızı REISSWOLF Doküman Yönetimi Sistemi'ne doğrudan aktarabilirsiniz. Tüm dosyalarınızı ek bir yazılıma ihtiyaç duymadan görüntüleyebilirsiniz.

Dijital Doküman Yönetimi hakkında daha fazla bilgi için bizi arayabilir veya size hızlıca ulaşabilmemiz için bağlantıdan iletişim formunu doldurabilirsiniz.

+90 262 728 1335 / +90 538 045 87 93 İletişim Formu