Living. Data.

Fiziki Arşiv Yönetimi

REISSWOLF Türkiye; kurum ve kuruluşlar için ticari, yönetsel ve hukuki açıdan önem taşıyan dokümanları, güvenli fiziki ortamda ve 7/24 güvenlik altında arşivler ve sizin talepleriniz doğrultusunda yönetir.

Müşterilerinin özel ihtiyaçlarına göre arşivleme çözümleri geliştiren REISSWOLF, fiziki arşiv yönetimi kapsamında tüm süreçleri için kendi yazılımı olan RWAM sayesinde uçtan uca , ISO 27001:2013 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ve ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve tüm uluslararası sektörel standartlara uygun yürütmektedir.

Bu sayede REISSWOLF depolarında korunan fiziksel arşivinize ihtiyaç duyulduğunda, ilgili belge hızla bulunup, REISSWOLF özel araçları ile adresinize ulaştırılmakta ya da dijital kopyanın yeterli olması durumunda taranıp dijital kopya size kolayca iletilmektedir. Bu hizmet sayesinde firmaların fiziksel verilere de anında ve çoklu ulaşımı sağlanmaktadır. Bu etkin hizmet gereksiz dijitalleştirme maliyetlerini önlemektedir.

Fiziksel Arşiv Yönetimi hakkında daha fazla bilgi için bizi arayabilir veya size hızlıca ulaşabilmemiz için bağlantıdan iletişim formunu doldurabilirsiniz.

+90 262 728 1335 / +90 538 045 87 93 İletişim Formu

•  Ofis alanlarından yer tasarrufu.

•  Genel bir alan kirası yerine sadece kullanılan hacim kadar saklama maliyeti oluşması, başka bir deyişle boş alanların maliyet unsuru olmaktan çıkması.

•  İş yükünün hafiflemesiyle şirketlerin temel işlerine odaklanması sayesinde kaynak ve zaman tasarrufu sağlanması.

•  Arşivlerin REISSWOLF Güvenlik Standartları ve yasal mevzuata uygun ortamda saklanması.

•  Saklama süresi dolmuş arşivlerin imha takibinin yapılması, gereksiz saklamanın önüne geçilmesi.

•  Arşive kaldırılmış olan evrakların; ısı, ışık, nem, haşere, yangın risklerine karşı, EN 15512 Yönetmeliği ile uyumlu olan özel raflarda saklanması.

•  Tüm arşivlerin kayıt altında ve yetki bazlı ulaşılabilir olması.

•  Kişi bazlı arşiv yönetiminden kurumsal arşiv yönetimine geçilmesi.

•  Geri alım, iade, raporlama vb. işlemleri için REISSWOLF sistemi (RWAM) ile  arşiv envanterine hızlı erişim ve pratik yönetim.

•  3. Şahıs ve Mali Mesuliyet Sigortası, Mesleki Sorumluluk Sigortası ve Ticari Paket Sigortaları.

Medya ve Yedekleme Ünitesi Saklama Yönetimi

Kurumlar için büyük önem taşıyan medyaların, yedekleme ünitelerinin her türlü riske karşı kurum dışında muhafaza edilmesi iş sürekliliği prosedürleri içinde sıkça yer almaktadır.

REISSWOLF Türkiye, müşterilerine ait medyaları;

•  Düzenli olarak ısı ve nem kontrolünün yapıldığı

•  Fm200 gazlı söndürme sistemi ile korunan

•  Yangın İhbar Sisteminin olduğu

•  Özel güvenlik sistemi ile korunan, kamera ve access kontrolünün sağlandığı

ideal saklama koşullarına uygun olarak tasarlanmış, size özel bölümlerde muhafaza etmektedir.

Medya teslim ve değişim işlemleri, REISSWOLF ekibi tarafından özel saklama çantaları ile ve güvenlik altında gerçekleştirilmektedir.

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu

( 34 cm x 43 cm x 30 cm )

REISSWOLF Standart Arşiv Kutusu, yer tasarrufu sağlamanın yanı sıra fiziki arşiv depolama işlevi için ideal çözümdür.

  • 5 Kalın Klasör
  • 7 İnce Klasör

hacmindeki Standart Kutular, 13 kg ağırlığı taşıyabilme kapasitesine sahiptir.

Sıkça Sorulan Sorular

Arşiv firması ile çalışmak neden gereklidir?

Kurumlar, bünyelerinde sakladıkları arşivlerin yönetimi konusunda çeşitli donanım ve yazılımlara sahip olmalılardır. Bunları kullanacak insan kaynağının da sağlanması gerektiği için arşivlerini kendi tutan firmalar için ciddi bir maliyet oluşmaktadır. Arşiv firmaları, kurumların arşiv süreçlerini profesyonelce ele alarak arşiv yönetiminde tasarruf, gizlilik ve yasal uyumluluk sağlar. 

Sunduğunuz hizmetler yasalar ile uyumlu mudur?

REISSWOLF hizmetleri, ilgili yasalara, YYS arşiv düzenine ve 6698 sayılı KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU’na %100 uyumludur. 

Tüm süreçler, ‘’Mesleki Mesuliyet Sigortası’’ ile güvence altına alınmaktadır.

Saklama süresi dolan evrakların imha işlemlerini gerçekleştiriyor musunuz?

Ana iş kollarımızdan biri olan "Güvenli İmha Hizmeti" ile imha işlemlerini kendi bünyemizde gerçekleştirmekteyiz. Bu sayede, evraklarınız tüm hayat döngülerini tesisimizden çıkartılmadan güvenli bir şekilde tamamlamaktadır. İmha işlemleri, farklı materyaller için (kağıt, usb, harddisk vb.) belirlenmiş uluslararası standartlarda gerçekleşmektedir.

Tesisinizde arşivlenen belgelerin güvenliğini nasıl sağlıyorsunuz?

REISSWOLF'a teslim ettiğiniz arşiv ve diğer verilerinizin maksimum güvenliğini sağlamak adına firmamız, uluslararası yüksek güvenlik standartları esas alarak altyapı yatırımını gerçekleştirmiştir. Tüm kutu / klasör / dosyalarınız barkodlu sistemlerle takip edilmektedir. Böylelikle insan kaynaklı hataların önüne geçilmekte, bize teslim ettiğiniz şekliyle sistemimize veri girişleri yapılan ve tesisimizde muhafaza edilen belgelerinizle ilgili herhangi bir kayıp yaşanması engellenmektedir.

Talep ettiğim kutu (klasör, belge) ne kadar zamanda elimde olur?

Fiziki normal teslimat istendiğinde dokümanlarınız 24 saat içinde elinizde olur. Sevkiyat özel REISSWOLF araçlarıyla gerçekleştirilir. Eğer kutunun içinden bir ya da birkaç belgeye ihtiyacınız varsa ve istek üzerine tarama talebinde bulunduysanız belgeleriniz derhal taranıp size iletilir.

Firmanıza teslim ettiğim fiziki arşiv içerisinden istediğim belgeye nasıl ulaşabilirim?

Size özel oluşturulan kullanıcı adı ve şifreniz ile Fiziki Arşiv Yönetim Sistemi'ne (RWAM) girerek yetkiniz ölçüsünde fiziki arşivlerinizi takip edebilirsiniz. İhtiyacınız olan kutu, klasör veya dosyayı sistemde arama yaparak bulabilir, talebinizi gerçekleştirebilirsiniz. Talep ettiğiniz evrakın orijinalini özel araçlarımızla fiziki olarak size ulaştırabiliriz. Eğer görüntü sizin için yeterliyse o zaman evrakınız istek üzerine tarama yöntemiyle dijitalleştirilir ve yine sistem üzerinden size iletilir.