Dijital Doküman Yönetimi
Fiziksel arşivlerin işletmelerde kapladıkları alan, yönetimi için personel istihdamı, donanım yatırım maliyetleri, istenildiği bulunamayan dokumanlar veya bulunması için harcanan zaman, güvenlik denetimsizliği, imha takibi yetersizliği, fiziksel paylaşma ihtiyacı, kayıp olan veya konulduğu yer unutulan belgeler ve daha sayılabilecek pek çok sebepten kaynaklı olarak ortaya çıkan iş ve para kaybı, Dijitalleştirme maliyetlerinin çok çok ötesindedir.
Arşiv dijitalleştirme artık bir ihtiyaç değil sağladığı avantajlar ve Dijital dönüşüm kapsamı ile zorunluluktur.
REISSWOLF Türkiye Dijitalleştirme Çözümleri size fiziksel arşivinizi hızlı, sorunsuz ve güvenli bir şekilde dijitale aktarma olanağı sunuyor. Dijitalleştirme sonrası süreçte de konforlu ve verimli bir arşiv yönetim süreci vaat ediyor. Tam olarak bunu nasıl sağlıyoruz?
REISSWOLF Türkiye uçtan uca arşiv çözümlerini sunan bir işletmedir. Bu bağlamda özellikle fiziksel arşivlerinizin yönetimi, dijitalleştirilmesi ve hizmet devamlılığı ile iş süreçlerinizin verimliliğine doğrudan etki ediyoruz.
Dijitalleştirme ve Dijital Doküman Yönetimi süreci, ihtiyaç analizi ile başlar. Dijitalleştirme operasyonundan önce çıktıların en verimli şekilde oluşturulabilmesi için süreçler sorgulanarak kapsam oluşturulur. KVKK yönetmeliğine uygun prosedürlerle müşterilerimizin lokasyonunda veya REISSWOLF Türkiye'nin 24 saat güvenlik kameraları ile izlenen yüksek güvenlikli operasyon biriminde gerçekleştirilen tarama/sayısallaştırma hizmeti ile başlar.
Arşiv dijitalleştirme sürecinde fiziksel arşiv dokümanlarınız endüstriyel veya proje kapsamındaki materyallerin özelliğine göre uygun tarayıcılarla, doğru çözünürlük ve kalitede taranır. Tarama işlemi fiziksel saklama şekline uygun olarak, grup ve sıra bozulmadan tamamlanır. Trama sonrasında dilerseniz doküman bazında adlandırma veya kullanılacak Dijital Doküman Yönetim sisteminde indeksleme yapılabilir. Görüntü iyileştirme araçları sayesinde kaliteli kopyalar elde edilir. Dijitalleştirilen arşivinizi, REISSWOLF Türkiye’nin yazılım altyapısı sayesinde mekândan ve zamandan bağımsız olarak, diğer dijital verilerinizle bir arada kullanma konforuna sahip olursunuz.
Dijitalleştirmenin ve Dijital Doküman Yönetim Sisteminin sizlere sağlayacağı avantajlarını aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz;
Alanında yetkin ve tecrübeli ekibimizin gözetiminde izole alanlarda gerçekleştirilen dijitalleştirme süreci TS 13298 (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), ISO/TR18492:2005 (Elektronik Doküman Tabanlı Bilgilerin Uzun Süreli Korunması), ISO 9001 Kalite Yönetimi Sistemi ve ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sistemi standartlarına göre yönetilmektedir.
Dijital Doküman Yönetim Sistemleri (DYS) elektronik envanterinizde bulunan veri yığınlarını, belge ve dokümanları önceden belirlediğiniz belirli metodolojilere bağlı kalarak, yönetmenize yardımcı olan yazılım ve uygulamalardır. Günümüzde sıkça duyduğumuz Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS), EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri bu sistemlerin süreçler ile yoğurulmuş halleridir. Dijital dokuman yönetim sistemleri, kurumlara ve sektörlere göre değişim gösterse de temelde, saklama, yetki bazlı erişim, güvenli paylaşım, adlandırma, indeksleme, OCR (Optik Karakter Tanıma – Optical Character Recognition) ile veriye ulaşım, Loglama, güvenilir yedekleme, imha süre takibi, Meta veri ve etiketleme, kapsamlı arama hizmetlerini sunarlar.
Dijital Doküman Yönetim Sistemleri kurum veya işletmelerin tercihine göre On-Premise veya Bulut tabanlı erişim imkânı sunarlar. Güncel teknoloji ve barındırma maliyetlerinin artması ile yaygın tercih SaaS modeli olmuştur. SaaS modeli, bulut tabanlı hizmet veren yazılımların ekstra maliyete katlanmadan geliştirilmesi, otomatik güncellenmesi, yedeklenmesi ve internet üzerinden kullanıldıkça ödeme yapılması olarak tanımlanabilir. Maliyet açısından daha uygun, güvenlik açısından daha kapsamlı, yedekleme ve kesintisiz hizmet politikaları ile çok daha güvenilir olmaktadırlar. REISSWOLF Türkiye olarak bizde bu modele uygun olarak bir Dijital Doküman Yönetim sistemi geliştirdik.
Doxagon, REISSWOLF Türkiye'nin arşiv sektöründe edindiği tecrübeleri harmanlayarak BIS Çözüm ortaklığı ile geliştirdiği Dijital Dokuman Yönetim Sistemidir.
Belge tarama, kağıt tabanlı belgeleri dijital formata dönüştürme sürecidir. Doxagon'un belge tarama özelliği, hantal tarama işlemlerini ortadan kaldırarak büyük miktardaki belgeleri hızla dijitalleştirme imkanı sunar. Bu sayede belgeler daha düzenli bir şekilde saklanabilir ve aranabilir hale gelir. Belgelerin dijital formatta olması, paylaşım ve işbirliği süreçlerini kolaylaştırır.
Farklı türdeki belgelerin düzenlenmesi ve kategorilendirilmesi sıklıkla karmaşık bir süreç olabilir. Doxagon'un evrak tarama yetenekleri, çeşitli belge türlerini otomatik olarak tanıma ve ilgili kategorilere atama yeteneği sunar. Bu, belgelerin daha düzenli bir şekilde saklanmasını ve daha kolay erişilebilir olmasını sağlar. Aynı zamanda, belge yönetimi süreçlerini daha verimli hale getirir.
Büyük dosya koleksiyonlarının fiziksel olarak saklanması ve korunması zaman alıcı ve maliyetli olabilir. Doxagon'un dosya tarama özelliği, geniş dosya arşivlerini hızla dijital formata dönüştürme ve güvenli bir şekilde saklama imkanı sunar. Bu, fiziksel depolama alanından tasarruf sağlar ve dosyaların kolayca erişilebilir olmasını sağlar.
İnsan kaynakları departmanları, çalışanların özlük dosyalarını düzenli bir şekilde yönetmek zorundadır. Doxagon, özlük dosyalarını tarayarak dijitalleştirme ve güvenli saklama olanağı sunar. Bu, personel bilgilerine hızlı erişim sağlar ve gerektiğinde güncelleme yapmayı kolaylaştırır. Aynı zamanda, özlük dosyalarının gizliliğini koruma ve yetkisiz erişimi önleme imkanı sağlar.
Evrak saklama, işletmelerin geçmiş işlemlerden gelen önemli belgeleri düzenli bir şekilde koruması ve erişilebilir tutması gereken bir süreçtir. Doxagon dijital doküman yönetim sistemi, evrak saklama sürecini optimize eder. Fiziksel depolama alanı ihtiyacını ortadan kaldırarak, belgeleri dijital olarak güvenli bir şekilde saklama olanağı sunar. Bu sayede belgelerin kaybolma veya hasar görme riski en aza indirilir. Ayrıca, arama ve erişim süreçleri daha hızlı ve verimli hale gelir.
Kişisel verilerin korunması, işletmeler için büyük önem taşır. Doxagon dijital doküman yönetim sistemi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na (KVKK) uyum sağlamak için güvenli bir çözüm sunar. Kişisel verilerin güvenliği ve gizliliği ön planda tutularak saklanır ve yetkisiz erişim engellenir. Bu da işletmelere KVKK'ya uyum sağlama konusunda güven verir.
